شماره‌گذاری در سرصفحه و پاصفحه ورد

یکی از امکاناتی که ابزار واژه‌پرداز (Word) از مجموعه نرم‌افزاری آفیس در اختیار کاربران قرار می‌دهد، قابلیت شماره‌گذاری (یا هر محتوای دیگر) در سرصفحه (Header) و پاصفحه (Footer) است.

این روش شماره‌گذاری موجب می‌شود شماره صفحات از عدد یا حرف موردنظر شما آغاز و تا انتهای صفحات نیز به ترتیب پیش برود، اما برخی کاربران ممکن است در شرایطی نیازمند قطع این ترتیب یا عدم نمایش شماره صفحات در برخی صفحات میانی باشند.

متاسفانه در این شرایط بسیاری از کاربران دچار سردرگمی شده و نمی‌توانند روشی برای انجام این کار در واژه‌پرداز بیابند، چرا که سرصفحه و پاصفحه در صفحات مختلف به یکدیگر پیوند خورده‌اند و اعمال کوچک‌ترین تغییر در هر کدام، نتیجه‌ای در تمام صفحات در پی خواهد داشت.

آیا می‌دانید انجام این کار با رعایت یک نکته بسیار کوچک امکان‌پذیر بوده و نه‌تنها شماره صفحات بلکه همه موضوعات موجود در سرصفحه و پاصفحه با رعایت این نکته از حالت پیوند به یکدیگر خارج شده و می‌توانید سرصفحه و پاصفحه اختصاصی برای هر صفحه را ایجاد کنید؟

نکته انجام این کار در این ترفند ارائه شده است:
واژه‌پرداز را اجرا کرده و محتوای موردنظرتان را از صفحه اول تا صفحات بعدی که دارای ساختار یکسانی در سرصفحه و پاصفحه با صفحه اول است، وارد کنید.

هنگام ورود به صفحاتی که قصد دارید سرصفحه یا پاصفحه متفاوتی داشته باشد به‌جای استفاده از کلید اینتر برای ایجاد صفحه جدید، به تب Page Layout مراجعه کرده و پس از کلیک روی گزینه‌ Breaks روی Next Page کلیک کنید.

نکته: برای ایجاد هر یک از صفحات با ساختار متفاوت ‌باید مرحله 2 را تکرار کنید.
پس از ایجاد صفحات و اتمام ورود محتوا برای اختصاص سرصفحه و پاصفحه به صفحات، کافی است روی هریک از این بخش‌ها (بالا یا پایین صفحات) دو بار کلیک کرده و پس از فعال‌سازی این قابلیت، نشانگر ماوس خود را در سرصفحه یا پاصفحه‌های موردنظر که قصد دارید پیوند آنها را با صفحات بالاتر قطع کنید، قرار داده و از تب Design علامت چک‌مارک کنار گزینه‌ Link to Previous را غیرفعال کنید.

به‌ عنوان مثال چنانچه میان صفحات 5 و 6 یک Next Page ایجاد کرده‌اید و حالا قصد دارید پاصفحه مربوط به صفحات 1 تا 5 با صفحات 6 به بعد متفاوت باشد، ‌باید پس از ورود به بخش ویرایش سرصفحه و پاصفحه نشانگر ماوس خود را در بخشی از پاصفحه‌ مربوط به صفحه‌ 6 قرار داده و گزینه‌ Link to Previous را غیرفعال کنید.

گوگل درایو پس از اعمال هر تغییری در فایل شما به‌صورت خودکار تغییرات را ذخیره می‌کند  

کاربران سرویس گوگل درایو روز به روز در حال افزایش است و هر کاربر نیز به مرور زمان اطلاعات بیشتری را در این سرویس ذخیره می‌کند. ازجمله اطلاعاتی که این روزها در گوگل درایو کاربران ذخیره می‌شود، مجموعه فایل‌های متنی از نوع Doc و فایل‌های اکسل است.

این ذخیره‌سازی آنلاین موجب می‌شود کاربر بتواند در هر زمان و از هر دستگاهی به اطلاعات خود دسترسی داشته باشد و در صورت نیاز نیز این اطلاعات می‌تواند با دیگر کاربران به اشتراک گذاشته شود. البته در مواردی نیز این اشتراک‌گذاری می‌تواند همراه با مجوز ویرایش باشد که در این صورت مجموعه‌ای از کاربران به‌صورت گروهی می‌توانند عملیات ویرایش روی فایل موردنظر را اجرا کنند.

آیا می‌دانید گوگل درایو پس از اعمال هر تغییری در فایل شما به‌صورت خودکار تغییرات را ذخیره می‌کند و این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا تاریخچه‌ای از ویرایش‌های صورت گرفته روی فایل را مشاهده کرده و در صورت نیاز فایل خود را به هریک از تاریخ‌های موردنظر بازگردانی کنید؟ اگر می‌خواهید با این قابلیت و روش استفاده از آن آشنا شوید کافی است مراحل زیر را دنبال کنید:

1 ـ این لینک را در نوار آدرس مرورگر وارد کنید و به حساب کاربری خود در سرویس گوگل درایو وارد شوید.

http:‌/‌‌/‌drive.google.com

2 ـ پس از ورود به محیط کاربری خود، روی هریک از فایل‌هایی که قصد دارید نسخه‌های پیشین آن را نیز مشاهده کنید، دو بار کلیک کنید تا در ویرایشگر آنلاین گوگل باز شود.

3 ـ حالا به منوی فایل بروید و گزینه See Revision History را کلیک کنید.

4 ـ در سمت راست پنجره به‌نمایش درآمده مجموعه‌ای از تاریخ‌هایی که تغییراتی روی فایل شما صورت گرفته قابل مشاهده است. با کلیک روی هر یک از این تاریخ‌ها فایل موردنظر فراخوانی شده و تغییرات اعمال شده به‌صورت متفاوت (با رنگی متمایز) به‌نمایش در می‌آید. (با برداشتن علامت چک‌مارک کنار گزینه‌ Show Changes نمایش تغییرات غیرفعال می‌شود)

5 ـ چنانچه آخرین ویرایش صورت گرفته روی فایل شما موجب بروز اشکال در آن شده یا به‌دلیل بروز یک اشتباه، اطلاعات مهمی را از فایل خود پاک کرده‌اید با انتخاب هر یک از نسخه‌های پیشین و کلیک روی Restore this revision می‌توانید نسخه انتخاب شده را جایگزین نسخه فعلی کنید.

نکته: با کلیک روی Show more detailed revisions فهرست نسخه‌های پیشین گسترش یافته و تغییرات با جزئیات بیشتری برای شما قابل مشاهده خواهد بود.

مجموعه نرم‌افزاری آفیس 2015 

در نسخه‌های مختلف مجموعه نرم‌افزاری آفیس هنگامی که روی هریک از برنامه‌های Word، Excel یا PowerPoint دو بار کلیک می‌کنید، صفحه‌ای خالی از آن برنامه برای شما به‌ نمایش درمی‌آید.

این ساختار در نسخه‌ 2015 مجموعه آفیس کمی فرق کرده است، زیرا با اجرای هر یک از برنامه‌های این نسخه، صفحه‌ شروع یا همان Start Screen شامل فهرستی از اسناد و صفحات از پیش‌طراحی شده در الگوهای مختلف است که یکی از آنها نیز گزینه blank document به‌شمار می‌رود.

اگر شما نیز ترجیح می‌دهید بدون مشاهده‌ صفحه‌ شروع، یک صفحه‌ خالی جدید برایتان باز شود و از نرم‌افزار مورد نظر استفاده کنید، می‌توانید از روش زیر کمک بگیرید تا Start Screen را غیرفعال کنید. (این روش در آفیس 2015 نسخه‌ مک قابل اجراست اما با کمی تغییرات در عنوان گزینه‌های اشاره شده در نسخه‌های دیگر نیز می‌توانید از آن استفاده کنید.)

1ـ نرم‌افزار موردنظرتان را از مجموعه نرم‌افزاری آفیس اجرا کنید. (نرم‌افزار Word، Excel و PowerPoint)

توجه داشته باشید برای غیرفعال کردن صفحه‌ شروع در تمام این نرم‌افزارها ‌باید این عملیات را به ‌صورت مجزا در تمام آنها اجرا کنید.

2ـ روی لوگوی برنامه کلیک کرده و گزینه‌ Preferences را انتخاب کنید. (می‌توانید کلید Command را نیز از روی صفحه‌کلید فشار دهید)

3ـ به بخش General بروید و علامت چک‌مارک کنار گزینه‌ Show Word Document Gallery when opening Word را غیرفعال کنید.

ـ در نرم‌افزار اکسل ‌باید گزینه‌ Open Workbook Gallery when opening Excel را غیرفعال کنید و در نرم‌افزار پاورپوینت نیز Show the Start screen when this application starts را غیرفعال کنید.

4ـ از صفحه‌ تنظیمات خارج شوید و بدون مشاهده‌ دوباره صفحه‌ شروع از نرم‌افزار استفاده کنید.

 مبلغ قبض تلفن همراهتان سر به فلک کشیده و وقتی با عصبانیت به این کابوس کاغذی نگاهی می‌اندازید، میزان مصرف اینترنت، برق از سرتان می‌پراند. ولی شما که این همه از اینترنت سیمکارت‌تان استفاده نکرده‌اید.

درست است! اما شما ارتباطات پشت‌پرده و پنهانی برنامه‌های مختلف تلفن همراهتان را در نظر نگرفته‌اید. بسیاری از برنامه‌های اندرویدی از قابلیت به‌روزرسانی خودکار پشتیبانی می‌کنند و برخی دیگر همچون ابزار مدیریت ایمیل یا برنامه‌های مربوط به شبکه‌های اجتماعی در بازه‌های زمانی کوتاه‌مدت برای بررسی رخدادهای جدید در سرویس کاربری شما اتصالات موقت و کوتاهی را به دفعات با سرورهای خود برقرار می‌کنند. این قبیل به‌روزرسانی‌ها و تکرار ارتباطات کوتاه مدت موجب می‌شود طی مدت یک ماه، پهنای باند محاسبه شده با پهنای باند مصرف شده اختلاف چشمگیری داشته باشد.

برای کنترل این ارتباطات و اعمال محدودیت در آنها یا غیرفعال‌کردن همه آنها، می‌توانید از این روش‌ها کمک بگیرید.

1‌ـ‌ به‌روزرسانی فقط با شبکه‌های بی‌سیم: بسیاری از برنامه‌های اندرویدی از قابلیت به‌روزرسانی خودکار پشتیبانی می‌کنند و این قابلیت یکی از مهم‌ترین دلایل مصرف پنهای باند در تلفن‌های همراه اندرویدی به‌شمار می‌رود.

شما می‌توانید با اعمال تغییراتی در تنظیمات دستگاه اندرویدی خود، عملیات به‌روزرسانی توسط ارتباط اینترنتی شبکه تلفن همراه را غیرفعال کرده و فقط در صورت موجود بودن ارتباط اینترنتی با شبکه‌های بی‌سیم اجرای این عملیات را فعال کنید.

برای انجام این کار باید طبق این مراحل عمل کنید:
‌ـ‌ از فهرست برنامه‌ها Play Store را اجرا کنید.

‌ـ‌ دکمه منو را از روی دستگاه تلفن همراه خود فشار داده و Settings را انتخاب کنید.
‌ـ‌ وضعیت گزینه Update over Wi-Fi only را به حالت On تغییر دهید.

2‌ـ‌ اعمال محدودیت و ممانعت از ارتباط: همان‌طور که اشاره کردیم گاهی اوقات نرم‌‌افزارهای مختلف با برقراری ارتباطات پنهانی و پشت‌پرده، به مصرف پهنای باند اینترنتی در تلفن همراه شما می‌پردازند.

برای جلوگیری از این ارتباطات پنهانی سه روش وجود دارد:

-ممنوعیت برای همه نرم‌افزارها

-ممنوعیت برای هریک از نرم‌افزارها به‌طور جداگانه 

-اعمال محدودیت و ممنوعیت باتوجه به تنظیمات هریک از نرم‌افزارها.

شرح کامل هریک از این روش‌ها عبارت است از:
‌ـ‌ ممنوعیت برای همه نرم‌افزارها: شما می‌توانید برقراری ارتباطات پنهان در همه نرم‌افزارهای نصب شده روی سیستم‌عامل اندروید را ممنوع کنید. با انجام این کار ممکن است برخی ارتباطات که کارایی سودمندی برای شما دارند نیز از کار بیفتد، اما با طی مراحلی ساده و بدون دردسر می‌توانید مصرف پهنای باند تلفن همراه خود را بشدت کاهش دهید.

برای فعال‌کردن این قابلیت روی ابزار Settings کلیک کنید. Wireless & Networks را انتخاب کنید و در نهایت به بخش Data Usage وارد شوید. حالا کلید منو را از روی تلفن همراه خود فشار داده و علامت چک‌مارک کنار عبارت Restrict background data را فعال کنید.

‌ـ‌ ممنوعیت برای هریک از نرم‌افزارها به‌طور جداگانه: چنانچه قصد ندارید ارتباطات اینترنتی همه برنامه‌ها را غیرفعال کنید و فقط می‌خواهید در برخی برنامه‌ها این تغییرات اعمال شود ‌باید این‌گونه عمل کنید:

همچون روش فوق به بخش Data Usage وارد شده و در ادامه روی هریک از نرم‌افزارهای موجود فشار دهید تا اطلاعات کامل‌تری از پهنای باند مصرفی توسط آن نرم‌افزار در اختیار شما قرار بگیرد. در صفحه مربوط به اطلاعات هریک از نرم‌افزارها گزینه‌ای با عنوان Restrict background data قابل مشاهده است.

شما می‌توانید با فعال‌کردن علامت چک‌مارک کنار این گزینه، برقراری ارتباط پنهان با اینترنت را برای این برنامه ممنوع کنید. با‌به‌کارگیری این روش می‌توانید فقط برنامه‌هایی را که بیشترین مصرف اینترنت را به خود اختصاص می‌دهند در فهرست برنامه‌های ممنوع قرار دهید.

‌ـ‌ محدودیت و ممنوعیت باتوجه به تنظیمات هریک از نرم‌افزارها: گاهی اوقات برنامه‌هایی روی سیستم‌عامل اندروید شما نصب می‌شود که نیازی به غیرفعال‌کردن دائم آنها وجود ندارد. برخی نرم‌افزارها همچون فیس‌بوک به شما این امکان را می‌دهد تا بدون غیرفعال‌کردن قابلیت برقراری ارتباط با اینترنت، با کاهش تعداد ارتباطات برای بررسی تغییرات و رخدادهای جدید در سرویس کاربری فیس‌بوک شما (افزایش بازه زمانی اتصال به سرور)، مصرف پهنای باند را کاهش داده و ارتباط نرم‌افزار شما با اینترنت نیز برقرار باشد.

توجه داشته باشید که همه نرم‌افزارها از این قابلیت پشتیبانی نمی‌کنند.

چک‌باکس (Check Box) یا همان کادرهای مربع کوچک، از جمله مواردی است که هنگام طراحی فرم‌های نظرسنجی، پرسشنامه و حتی فرم‌های استخدامی کاربرد زیادی دارند.

گاهی ایجاد این چک‌باکس‌ها برای کاربران خیلی سخت است؛ زیرا از ابزار text Box یا Shape برای ایجاد مربع‌های کوچک کمک می‌گیرند که با انجام این کار مرتب کردن مربع‌ها و جانمایی آنها در صفحه زمان زیادی را به خود اختصاص می‌دهد.

این کادرهای مربع می‌توانند به دو دلیل در فرم‌های شما وجود داشته باشند. دلیل اول، پر کردن آنها توسط دیگر افراد به‌صورت دیجیتال است و دلیل دوم نمایش آنها در نسخه چاپی. برای مثال در حالت اول فرم را با ایمیل برای کاربران ارسال می‌کنید و از ایشان می‌خواهید با پر کردن گزینه‌های موردنظر، آن را ذخیره کرده و دوباره برای شما ارسال کنند. در حالت دوم نیز فرم را چاپ می‌کنید و کاربران به‌صورت دستی آن را تکمیل می‌کنند.

برای ایجاد چک‌باکس در هر دو حالت اشاره‌ شده می‌توانید از ابزار موجود برای انجام این کار در نرم‌افزار ورد کمک بگیرید. این ابزار علاوه بر افزایش سرعت و سهولت انجام کار، افزایش دقت و بهره‌وری شما را نیز به همراه دارد.

حالت اول: ایجاد چک‌باکس برای اسناد الکترونیک
1 ـ برای ایجاد فرم‌های الکترونیک با قابلیت تکمیل از سوی کاربر ‌باید از ابزار توسعه‌دهندگان استفاده کنید. برای انجام این کار ابتدا به منوی File بروید سپس روی Options کلیک کنید.

2 ـ از سمت چپ گزینه Customize Ribbon را انتخاب کنید و در ادامه از بخش Customize the Ribbon در سمت راست، روی Main Tabs کلیک کنید.

3 ـ اکنون علامت چک‌مارک گزینه‌ Developer را فعال کرده و روی Ok کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شود.

4 ـ حالا تب Developer به فهرست تب‌های موجود در ریبون بالای نرم‌افزار اضافه شده و شما می‌توانید با کلیک روی آیکون افزودن چک‌باکس (Check Box Content Control) به هر تعداد که تمایل داشته باشید چک‌باکس در صفحه ایجاد کنید. (نمونه‌ای از این چک‌باکس را در زیر مشاهده می‌کنید.)

جنیست: مرد ☐ زن ☐

حالت دوم: ایجاد چک‌باکس برای چاپ
1 ـ برای ایجاد چک‌باکس‌هایی که فقط در فرم چاپی شما نمایش داده شوند، روش کار ساده‌تری را پیش رو دارید. این کار با یک ترفند ساده (استفاده از نشان‌ها) انجام می‌گیرد. ابتدا روی علامت پیکان کوچکی که کنار آیکون Bullets در تب Home قرار دارد، کلیک کنید. (این آیکون در کنار آیکون ایجاد فهرست‌های عددی است.)

2 ـ از منوی به‌نمایش درآمده گزینه‌ Define New Bullet را انتخاب کرده و در پنجره‌ جدید روی Symbol کلیک کنید.

3 ـ در بخش Font از صفحه‌ به‌نمایش درآمده فونت Wingdings2 را انتخاب کنید.

4 ـ ابتدای فهرست یک مربع سفید با زمینه سفید را مشاهده می‌کنید. آن را انتخاب کرده و روی OK کلیک کنید.

5 ـ اکنون مربع چک‌باکس به فهرست Bullet‌ها اضافه شده و هر زمان که تمایل داشته باشید می‌توانید با کلیک روی آیکون Bullets و انتخاب این مربع تو خالی، تصویر چک‌باکس را به متن موردنظرتان اضافه کنید.