میانبرهای مفید و کاربردی پاورپوینت

به جرات می‌توان گفت بعد از یادگیری ویندوز، فراگیری نرم‌افزارهای مجموعه آفیس در مرحله بعد قرار می‌گیرد، در بین این نرم‌افزارها نیز پاورپوینت به عنوان ابزاری کارآمد برای ارائه و ایجاد محتوا زبانزد خاص و عام است، با این حساب اگر کاربر ویندوز هستید و بیشتر کارهای خود را با کامپیوتر انجام می‌دهید بدون شک روزی فرا خواهد رسید که به پاورپوینت نیاز پیدا کنید، کار کردن با این نرم‌افزار پرطرفدار آنقدرها هم سخت نیست؛ اما اگر زیاد سر و کار شما به پاورپوینت میافتد پیشنهاد می‌کنیم میانبرهای صفحه‌کلید این نرم‌افزار را به یاد داشته باشید.

این نرم‌افزار به اندازه‌ای کارآمد و رایج است که به نوعی می‌توان گفت رقیبی ندارد و با این حساب کاربرانی که قصد تولید محتوا دارند ‌چار‌ه‌ای ندارند به غیر از اینکه دست به دامن پاورپوینت شوند. کار کردن با این نرم‌افزار بسیار راحت و آسان است؛ اما اگر گذار شما بیش از حد به پاورپوینت میافتد پیشنهاد می‌کنیم به جای تعامل با ماوس و انتخاب منو‌های مختلف از صفحه‌کلید کمک بگیرید.

تقریبا می‌توان گفت که برای صدور هر دستوری در پاورپوینت، کلید میانبری تعریف شده است، استفاده از این کلید‌های میانبر به افزایش سرعت کاربر در فرآیند تولید محتوا کمک می‌کند. پاورپوینت به همان‌ اندازه که ویژگی‌های زیادی دارد، کلید‌های میانبر گوناگونی نیز در آن تعبیه شده که پرداختن به تمامی آنها از حوصله این بحث خارج است. به همین‌ منظور بر آن شدیم تا به ۱۶ میانبر پرکاربرد در پاورپوینت اشاره کنیم.

لازم به ذکر است که این میانبرها مربوط به پاورپوینت نسخه ۲۰۱۳ و ۲۰۱۶ است و احتمال دارد با میانبرهای نسخه‌های قدیمی‌تر پاورپوینت تفاوت داشته باشد.

۱. دسترسی سریع به نوار ریبون
تمای ابزارهای پاورپوینت در نوار ریبون تعبیه شده‌اند با این حساب اگر قصد داشتید این نوار را به سرعت فعال کنید کافی است تا کلید Alt را بفشارید و حرف اول ابزار مورد نظر خود را تایپ کنید،‌برای خروج از این حالت نیز کافی است تا دکمه Esc را بفشارید.

۲. حرکت در جهت عقربه‌های ساعت در میان قاب‌ها (Panes)
در نمای معمولی اگر قصد داشتید بین قاب‌های موجود در نمای معمولی (Normal View) در جهت عقربه‌های ساعت حرکت کنید می‌توانید از کلید F6 کمک بگیرید، این میانبر ساده باعث می‌شود سرعت عمل شما چند برابر شود.

۳. تکرار آخرین عملکردی که انجام داده‌اید
برای تکرار آخرین عمکردی که انجام شده کافی است تا کلید F4 را انتخاب کنید.

۴. حرکت در جهت خلاف عقربه‌های ساعت میان قاب‌ها
بین قاب‌های موجود در پاورپوینت با فشردن کلید ترکیبی شیفت و F6 در جهت خلاف عقربه‌های ساعت حرکت کنید.

۵. انتقال به یک پاراگراف بالاتر
اگر متنی که نوشته‌اید چند پاراگراف دارد به راحتی با فشردن کلید‌های ترکیبی Alt و شیفت و مکان نمای سمت چپ صفحه‌کلید می‌توانید به پاراگراف بالاتر انتقال داشته باشید.

۶. انتقال به یک پاراگراف پایین‌تر
اگر قصد داشتید به پاراگراف بعدی منتقل شوید کافی است تا کلید‌های ترکیبی Alt و شیفت و مکان‌ نمای سمت راست صفحه‌کلید را به صورت همزمان بفشارید.

۷. انتقال پاراگراف انتخاب شده به بالا
کلید‌های ترکیبی Alt و شیفت و مکان‌ نمای بالا صفحه کلید باعث می‌شود پاراگراف انتخاب شده به بالا منتقل شود.

۸. انتقال پاراگراف انتخاب شده به پایین
کلید‌های ترکیبی Alt و شیفت و مکان‌ نمای پایین صفحه کلید باعث می‌شود پاراگراف انتخاب شده به پایین منتقل شود.

۹. افزایش سایز فونت
فونت دلخواه خود را انتخاب کرده و کلید‌های Ctrl و شیفت و < را همزمان بفشارید.

۱۰. کاهش سایز فونت
برای کاهش سایز فونت‌های انتخاب شده‌، کافی است تا کلید‌های Ctrl و شیفت و > را بفشارید.

۱۱. اضافه کردن اسلاید جدید
این میانبر زمانی که قصد دارید اسلایدهای زیادی بسازید کاربرد دارد، کلید‌های Ctrl و M اسلاید جدید اضافه می‌کنند.

۱۲. حذف یا نمایش خط‌ کش
کلید‌های ترکیبی Alt و شیفت و F9 خط ‌کشی را که در کنار قاب اصلی نمایان است حذف می‌کند یا آنرا نمایش می‌دهد.

۱۳. تغییر حالت متن
کلید ترکیبی شیفت و F3‌ حالت متنی که انتخاب شده است را به صورت بزرگ یا کوچک نمایش می‌دهد یا اینکه تنها حرف اول جمله را به صورت بزرگ مشخص می‌کند. لازم به ذکر است که این گزینه‌ تنها برای زمانی‌که نیاز به تایپ انگلیسی دارید کاربر دارد چرا که حالت نوشتن میان کلمه‌های فارسی تفاوتی ندارد.

۱۴.انتقال به اولین حرف نوشته شده
اگر متنی طولانی در پاورپوینت ایجاد کرده‌اید کافی است تا کلید Ctrl و Home را بفشارید تا سریعاً به اولین کاراکتر در ابتدای پاراگراف منتقل شوید.

۱۵. انتقال به آخرین حرف نوشته شده
در هر قسمتی از متن که هستید کلید‌های Ctrl و End را بفشارید تا به سرعت به آخرین کاراکتر نوشته شده در انتهای پاراگراف منتقل شوید.

۱۶. چرخاندن ۱۵ درجه‌ای قسمت انتخاب شده
برای چرخاندن در جهت عقربه‌های ساعت در قسمتی که انتخاب کرده‌اید کافی‌ است تا کلید‌های ترکیبی Alt و مکان‌نمای سمت راست را همزمان بفشارید،‌لازم به ذکر است که، استفاده از کلید Alt و مکان‌نمای سمت چپ همین عمل را به صورت برعکس انجام می‌دهد.

همان‌گونه که در ابتدا اشاره شد، پاورپوینت میانبرهای زیادی دارد؛ اما این ۱۶ میانبر بیشتر از بقیه کاربرد دارد.

پس از جستجوی طولانی در سایت‌های مختلف، عکس موردنظرتان را برای استفاده در پاورپوینت انتخاب کرده‌اید، اما رنگ آن با دیگر رنگ‌های موجود در اسلاید پاورپوینت شما مطابقت ندارد؟ آیا می‌دانید با استفاده از نرم‌افزار پاورپوینت و بدون نیاز به ابزارهای جانبی همچون فتوشاپ می‌توانید رنگ موضوعات را تغییر دهید؟ با استفاده از این قابلیت می‌توانید براحتی رنگ موضوعات را به رنگ‌های دلخواه خود تغییر دهید.

توجه: قابلیت فوق کل محدوده تصویر را با یک رنگ پوشش می‌دهد، در نتیجه بهتر است این عملیات را روی موضوعات تک رنگ اجرا کنید. گفتنی است قسمت‌های فاقد رنگ در موضوعات شما پس از تغییر رنگ نیز به همان صورت باقی می‌ماند.

1‌ـ‌ نرم‌افزار پاورپوینت (PowerPoint) را اجرا کنید.

2‌ـ‌ تصویر موردنظرتان را در برنامه فراخوانی کرده یا در صورتی‌که تصویر موجود است آن را به حالت انتخاب درآورید.

3‌ـ‌ به تب Format بروید و در بخش Adjust، روی گزینه‌ Color کلیک کنید.

4‌ـ‌ در این مرحله با حرکت روی هریک از رنگ‌های به‌نمایش درآمده می‌توانید پیش‌نمایشی از تغییر رنگ را مشاهده کنید. با کلیک روی هریک از رنگ‌ها نیز عملیات تغییر رنگ اعمال شده و رنگ موضوع انتخابی شما به رنگ جدید تغییر می‌یابد.

توجه: با کلیک روی گزینه‌ More Variations و در ادامه کلیک روی More Colors می‌توانید از طیف رنگ‌ها به انتخاب دقیق رنگ موردنظر خود بپردازید. در صورتی‌که قصد دارید رنگ تصویر موردنظرتان به رنگ یکی از موضوعات موجود در اسلاید تغییر یابد، می‌توانید با استفاده از Eyedropper نمونه رنگ تصویر موردنظر را برداشته و آن را روی تصویر اولیه اعمال کنید.

طراحی اسلایدهایی به‌صورت عریض با کیفیت بالا در پاورپوینت

نرم‌افزار پاورپوینت از مجموعه نرم‌افزاری آفیس یکی از بهترین برنامه‌ها برای ایجاد اسلایدهای نمایشی و ارائه سمینارها یا محتوای آموزشی به‌شمار می‌رود.
نسبت تصویر در این نرم‌افزار در حالت پیش‌فرض 4:3 است و این نسبت تصویر موجب می‌شود هنگامی که اسلایدهای تهیه شده توسط آن ‌ در نمایشگرهای عریض (دارای نسبت تصویر 16:9) با کیفیت بالا به‌نمایش در می‌آورید، کناره‌های سمت چپ و راست اسلاید شما را زمینه‌ای سیاه‌رنگ بپوشاند. این زمینه سیاه به‌ دلیل پوشش‌ ندادن کل صفحه توسط اسلاید است و برای رفع آن باید نسبت تصویر در اسلایدهای خود را به 16:9 تغییر دهید.

اگر نمی‌دانید چطور این کار را انجام دهید و می‌خواهید اسلایدهایی به‌صورت عریض با کیفیت بالا طراحی کنید، با ترفند زیر همراه شوید:

1 ـ نرم‌افزار پاورپوینت را اجرا کنید.

2 ـ از ریبون بالای نرم‌افزار به تب Design مراجعه کرده و در بخش Customize با کلیک روی Slide Size گزینه‌ Custom Slide Size را انتخاب کنید.

3 ـ از منوی اندازه اسلاید، گزینه(On-screen Show(16:9 را فعال کرده و دقت داشته باشید تا حالت نمایش اسلایدها نیز Landscape باشد.

4 ـ اکنون می‌توانید در حالت عریض اسلایدهای مورد نظر خود را طراحی و در ادامه برای نمایش آنها با کیفیت بالا نیز مراحل زیر را دنبال کنید.

5 ـ از ریبون بالای نرم‌افزار به تب Slideshow رفته و روی Set Up Slideshow کلیک کنید.

افزایش کیفیت اسلایدهای پاورپوینت

6 ـ در بخش Multiple monitors، گزینه‌ Primary Monitors را انتخاب کرده و در ادامه از بخش Resolution، اندازه تصویر مورد نظر برای نمایش را انتخاب کنید. (گزینه‌های 1920x1080 و 1280x720 بهترین انتخاب برای تلویزیون‌های ال‌ای‌دی یا پلاسمای عریض به‌شمار می‌روند)

درود بر شما همراهان گرامی که آموزش گام به گام پاورپوینت را پیگیری میکنید. امروز هم در خدمت شما هستم با گام سوم این آموزش که محور کلی مطالب بیان شده در این آموزش پیرامون شروع به کار با محتوا و مطالب یک ارایه  میباشد.

آنچه در این آموزش میخوانید :
وارد کردن (تایپ) متن (Enter Text)
انتخاب قسمتی از متن (Select Text)
کپی و چسباندن قسمتی از متن (Copy and Paste)
بریدن و چسباندن قسمتی از متن (Cut and Paste)
بازگرداندن آخرین تغییرات به یک حرکت قبل و بعد (Undo/Redo Changes)
بررسی املایی ارایه (Spell Check)

در ادامه در مورد هر یک از این موضوعات بیشتر صحبت خواهیم کرد.

۱- وارد کردن (تایپ) متن (Enter Text)
برای وارد کردن متون در پاور پوینت ابتدا باید شما اقدام به انتخاب اسلایدی کنید که باید متن در آن تایپ و یا وارد شود. سپس در جعبه متن مورد نظر در همان اسلاید کلیک کنید و اقدام به اضافه کردن و یا تایپ متن مورد نظر خود کنید.

ایجاد جعبه متن جدید در یک اسلاید
برای ایجاد جعبه متن جدید در یک اسلاید ابتدا شما باید اقدام به انتخاب کردن اسلایدی کنید که جعبه متن باید در ان ایجاد شود. سپس از سربرگ Insert در نوار ابزار اصلی (ریبون) به کادر گروه Text مراجعه کرده و از این کادر گروه گزینه Text Box را انتخاب نمایید.

حالا به اسلاید باز گردید و در نقطه ای که قصد ایجاد یک جعبه متن جدید دارید کلیک نموده و با دراگ نمودن فلش راهنما یک جعبه متن جدید بوجود آورید. توجه داشته باشید که سایز این جعبه متن از سوی شما قابل تنظیم نمودن است و هرچه دراگ کردن شما ادامه یابد، سایز جعبه متن نیز بزرگتر خواهد بود.

۲- انتخاب قسمتی از متن (Select Text)
برای انتخاب نمودن قسمتی از متن :
کافیست که مکان نما را به ابتدا و یا انتهای آن قسمت از متن برده و با کلیک و دارگ نمودن اقدام به های لایت نمودن (انتخابی کردن) متن مورد نظر خود کنید.

برای انتخاب کردن یک کلمه دوبار بر روی کلمه کلیک کنید و اگر میخواهید پاراگرافی و یا خطی را انتخاب کنید سه بار بر روی آن کلیک نمایید و در صورتی که قصد انتخاب نمودن کل متن موجود در اسلاید را دارید، ابتدا در قسمتی از متن کلیک کنید و سپس با فشردن کلید ترکیبی Ctrl+A اقدام به این کار نمایید.

۳- کپی و چسباندن قسمتی از متن (Copy and Paste)
برای این کار سه راه پیش رو دارید. راه اول استفاده از گزینه های موجود در نوار ابزار اصلی برنامه پاورپوینت میباشد. برای این کار ابتدا متن، تصویر و… را که میخواهید از آنها کپی تهیه کنید را انتخاب (های لایت) نمایید حالا از سربرگ Home به کادر گروه Clipboard مراجعه کنید و بر روی شکل گزینه کپی که در تصویر زیر نشان داده شده است کلیک کنید تا یک کپی از موارد هایلایت کرده (انتخاب شده) ایجاد شود.

حالا برای چسباندن متن، تصویر و… کپی گرفته شده، ابتدا فلش ماوس را به نقطه و یا اسلایدی که قصد چسباندن (پیست) کردن کپی گرفته شده را دارید برده وکلیک کنید تا مکان نما به این محل انتقال داده شود و سپس از کادر گروه Clipboard بر روی گزینه Paste (چسباندن) کلیک کنید.

روش دوم : پس از انتخاب کردن متن و تصویر و… ای که باید کپی شوند بر روی قسمت های لایت شده کلیک راست کرده و گزینه Copy را از کادر باز شده انتخاب نمایید.

برای چسباندن (پیست کردن) قسمت انتخاب شده، مکان نما را به نقطه مورد نظر انتقال دهید و سپس با کلیک راست در این نقطه ، از کادر باز شده گزینه Paste را انتخاب نمایید.

روش سوم استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+C برای کپی کردن و Ctrl+V برای چسباندن قسمت انتخاب شده میباشد.

۴- بریدن و چسباندن قسمتی از متن (Cut and Paste)
برای برید و چسباندن قسمت مورد نظری از متن، تصاویر و.. موجود در یک اسلاید، ابتدا اقدام به انتخاب نمودن این داده ها و گزینه ها نمایید.

حال سه راه پیش رو دارید. راه اول استفاده از گزینه های موجود در نوار ابزار اصلی برنامه پاورپوینت میباشد.  برای این کار پس از انتخابی نمودن قسمتی که باید بریده شود، ار سربرگ Home به کادر گروه Clipboard بروید و گزینه Cut را که در تصویر زیر نشان داده شده است را انتخاب نمایید.

برای چسباندن قسمت بریده شده ابتدا مکان نما را به محل مورد نظر برده و سپس دوباره به کادر گروه Clipboard باز گردید و گزینه Paste را انتخاب نمایید.

راه دوم با کلیک راست بر روی داده ها و یا قسمت هایی که باید بریده شوند و به حالت های لایت (انتخاب شده) در آوردهاید شکل میگیرد. با کلیک راست بر روی این قسمت کادری باز خواهد شد و از این کادر اقدام به انتخاب گزینه Cut نمایید تا قسمت انتخاب شده بریده شود

حال مکان نما را به محل جدیدی که قسمت بریده شده به آنجا باید انتقال داده شود برده و با کلیک راست در این محل و انتخاب گزینه Paste عمل چسباندن داده ها در محل جدید را انجام دهید

راه سوم استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+X برای بریدن قسمت انتخاب شده و Ctrl+V برای چسبانیدن این قسمت در محل جدید میباشد.

نکته : با کلیک بر روی فلش کوچکی که در گوشه سمت راست پایینی کادر گروه Clipboard قرار دارد، پنجره ای در زیر این کادر گروه باز میشود که شامل تمام داده ها، متن ها و تصاویر و… ای میباشد که تا کنون کپی کرده و یا بریده اید و میتوانید با انتخاب این داده ها از آنها در صورت نیاز در مکان های دیگر نیز استفاده نمایید.

۵- بازگرداندن آخرین تغییرات به یک حرکت قبل و بعد (Undo/Redo Changes)
برای باز گرداندن آخرین تغییرات در متن کلید Undo بر روی نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) کلیک کنید. هر چند بار که بر روی این گزینه کلیک کنید، به همان تعداد کلیک ها حرکت های ایجاد شده و یا کلمات نوشته شده شما در متن به عقب باز خواهد گشت.

همچنین با فشردن کلید ترکیبی Ctrl+Z نیز می توانید این کار را انجام دهید.

اگر حرکاتی را به عقب باز گشت کرده باشید و بخواهید حرکت و یا حرکاتی را بازیابی کنید (از حرکت های باز گشته به عقب توسط گزینه Undo) کافیست که بر روی گزینه Redo در نوار ابزار دسترسی سریع کلیک کنید. با هر بار کلیک شما یک حرکت اصلاح شده و به جلو میرود.

همچنین با فشردن کلید ترکیبی Ctrl+Y نیز می توانید این کار را انجام دهید.

۶- بررسی املایی ارایه (Spell Check)
برای این کار که برای چک کردن غلط های املایی و نوشتاری زبان انگلیسی در متن استفاده میشود، از سربرگ Review به کادر گروه Proofing مراجعه نمایید و از این کادر گروه بر روی گزینه Spelling کلیک کنید

حال پنجره ای برای شما باز خواهد شد که در آن کلمات انگلیسی که دارای غط املایی میباشند نمایش داده میشود و همچنین کلماتی را نیز برنامه برای تصحیح آن پیشنهاد میکند. شما میتوانید یک به یک این کلمات را مورد بررسی قرار داده و تایید و یا رد نمایید.

امیدوارم از این آموزش نهایت بهره را برده باشید. تا آموزش بعدی از نرم افزار پاورپوینت که باز هم در کنار شما خواهم بود، بدرود و موفق باشید.

امروز با گام دوم از این سری آموزش ها با عنوان ایجاد یک ارایه جدید در پاورپوینت در خدمت شما عزیزان خواهم بود. با ما همراه باشید.

۱- انواع نمایش های اسلاید (Slide Views)
شاید شما نیز دیده باشید که نمایش اسلاید ها در همایش های علمی، یادداشتها ، ارایه های دانشجویی و … متفاوت هستند.

برای انتخاب نوع نمایش اسلاید از سربرگ View به کادر گروه Presentation View مراجعه نمایید.

گزینه های نمایش اسلاید در این کادر گروه به این صورت میباشند:
Normal (نمای معمولی اسلاید) :
نمای معمولی نمایی است که برای کار کردن بر روی تک تک اسلایدها بسیار مناسب میباشد. در این نما پنجره انتخاب اسلاید وجود دارد (Slide/Outline) که کار کردن با اسلاید ها و ویرایش آنها راساده کرده است و همچنین این نما دارای پنجره یادداشت نیز هست.

Slide Sorter (نمای دسته بندی اسلاید) :
این نما برای اعمالی مانند حذف کردن اسلاید، کپی کردن اسلاید ها، و جابجا کردن آنها بسیار مناسب میباشد. در این نوع نمایش اسلاید ها بصورت کوچک شده در کنار یکدیگر قرار گرفته اند و هرکدام دارای شماره مربوط به خود میباشند تا کار با آنها آسان گردد.

Notes Page ( نمای یادداشت اسلاید ها) :
از این نما برای ارایه توضیحات بیشتر (تهیه کننده ارایه، توضیحات تکمیلی و …) استفاده میگردد. این نما در هنگام نمایش ارایه  نشان داده نخواهد شد، اما در صورت لزوم در هنگام چاپ میتوان این نما را نیز به چاپ رساند.

Slide Show (نمایش اسلاید) :
از این ما برای نمایش پشت سرهم اسلاید های موجود در یک ارایه استفاده میشود. هنگامی که شما یک ارایه را تهیه کرده و آن را ساخته اید نوبت به نمایش آن میرسد. با انتخاب این حالت نمایشی اسلایدها پشت سر هم، به ترتیب و بصورت تمام صفحه نمایش داده میشوند و شما با کلیک بر روی اسلاید موجود میتوانید به اسلاید بعدی بروید.

نکته: برای انتخاب نمای نمایش اسلایدها راه دیگری نیز وجود دارد. برای این کار به نوار وضعیت که در پایین برنامه قرار دارد مراجعه نموده و با استفاده از ابزار های نشان داده شده در تصویر زیر نوع نمایش را انتخاب کنید.

این نماها به ترتیب و از سمت چپ عبارتند از:
    Normal  .۱ (نمای معمولی اسلاید)
    ۲. Slide Sorter (نمای دسته بندی اسلاید)
    ۳. Slide Show (نمایش اسلاید)

۲- ایجاد یک ارایه جدید (New Presentation)
توجه داشته باشید، زمانی که شما برنامه پاورپوینت را باز میکنید یک اسلاید خالی برای ایجاد ارایه جدید باز خواهد شد. اما شاید شما بخواهید از انواع دیگر قالب ها برای ارایه جدید استفاده نمایید. برای این کار بر روی دکمه مایکرو سافت آفیس کلیک کنید و با باز شدن پنجره آن از گزینه های موجود بر روی گزینه New کلیک کنید.

با کلیک بر روی گزینه New پنجره ای جدید باز میشود که در آن روش های مختلف نمایشی (قالب ها) برای ایجاد یک ارایه جدید وجود دارد.

این پنجره شامل سه قسمت میشود. در سمت چپ این پنجره نوع قالب ارایه جدید قابل انتخاب است و با انتخاب نوع قالب در قسمت میانی پنجره الگوهای زیر مجموعه قالب انتخابی و در سمت راست پنجره، نمای بزرگتری از الگوی انتخابی شما ارایه خواهد شد.

برخی از قالب های ایجاد ارایه جدید عبارتند از :
Blank and Recent : با انتخاب این گزینه، یک اسلاید خالی در حالت نمایشی نرمال برای ایجاد ارایه جدید ایجاد میشود.

Installed Template : با انتخاب این گزینه، الگوهای زیر مجموعه آن نمایش داده خواهند شد که این الگوها ی نصب شده توسط برنامه پاورپوینت میباشند و شما بنا به نیاز خود میتوانید از الگوی متناسب استفاده نمایید.

Installed Theme : ارایه جدید بر اساس پوسته های موجود در برنامه ساخته میشوند و دارای تنوع زیر مجموعه ای بوده و میتوانید بنا به نیاز خود از سبک دلخواه استفاده نمایید.

My Templates : اگر شما قبلا برای ارایه ای الگویی اختصاصی ساخته اید و حال میخواهید از همان الگو در ارایه جدید نیز استفاده کنید، ازاین گزینه استفاده نمایید.

New From Exiting : اگر میخواهید ارایه شما بر اساس ارایه ای که قبلا ساخته شده و شما آن را ذخیره کرده اید ساخته شود، از این گزینه استفاده نمایید.
با انتخاب این گزینه پنجره جستجو در درایوهای کامپیوتر شما باز خواهد شد و شما میتوانید به انتخاب ارایه مود نظر بپردازید.

Microsoft Office Online : انتخاب این گزینه نیاز به اتصال اینترنتی خواهد داشت و شما میتوانید بوسیله این گزینه الگوی ارایه جدید خود را از سایت مایکروسافت دریافت کنید.

۳- ذخیره کردن ارایه (Save a Presentation)
برای ذخیره سازی یک ارایه ساخته شده میتوانید از به روی دکمه مایکروسافت آفیس کلیک کنید و از پنجره باز شده آن گزینه Save (ذخیره کردن) را انتخاب نمایید.

همچنین میتوانید عملیات ذخیره سازی ارایه ساخته شده را بوسیله کلیک بر روی آیکون ذخیره سازی (Save) موجود در نوار ابزار دسترسی سریع انجام دهید.

حال در پنجره باز شده نامی را که برای ارایه در نظر گرفته اید را وارد کرده و محل ذخیره سازی را مشخص کرده و اطلاعات را تایید کنید تا عملیات ذخیره سازی با موفقیت انجام شود.

نکته: اگر قبلا ارایه جاری را ذخیره کرده باشید، با کلیک بر روی دکمه Save تغییرات و ویرایش های جدیدی که از سوی شما صورت گرفته است بر روی ارایه ای که قبلا ذخیره کرده اید ذخیره خواهد شد.

و یا ممکن است شما پس از تغییرات یا ویرایش یک ارایه، نیاز داشته باشید آن را در قالب ارایه ای جدید و جدا از ارایه فعلی (که آن را باز کرده اید) ذخیره نمایید. برای این کار به روی دکمه مایکروسافت آفیس کلیک کنید و از پنجره باز شده آن گزینه …Save As را انتخاب نمایید.

نکته بسیار مهم:
ممکن است شما نیاز داشته باشید که ارایه ساخته شده را در برنامه پاورپوینت ورژن پایینتری مانند پاورپوینت ۲۰۰۳ نمایش دهید. توجه داشته باشید که پاورپوینت ۲۰۰۳ توانایی باز کردن و اجرای ارایه های ذخیره شده در پاورپوینت ۲۰۰۷ را ندارد مگر اینکه فرمت ذخیره سازی ارایه خود را برای پاورپوینت ۲۰۰۳ انتخاب و اقدام به ذخیره سازی نمایید.

برای این کار بر روی دکمه مایکروسافت آفیس کلیک کنید و از پنجره باز شده آن بر روی فلش کوچک کنار گزینه …Save As کلیک کنید. حال از گزینه های نمایش داده شده در سمت راست این پنجره، گزینه Powerpoint 97-2003 Presentation را انتخاب کنید و اقدام به تعیین نام و ذخیره سازی ارایه کنید.

اکنون فایل ارایه با فرمت پاورپوینت ۹۷-۲۰۰۳ ذخیره سازی شده و براحتی میتوانید این ارایه را در پاورپوینت ۲۰۰۳ باز کنید.

۴- اضافه کردن اسلاید ها (Add Slides)
برای اضافه کردن اسلاید در یک ارایه گزینه های مختلفی از جمله اضافه کردن اسلاید با تم های پاورپوینت، تکثیر اسلاید موجود و استفاده مجدد از یک اسلاید در اختیار شما قرار گرفته است.

برای اضافه کردن یک اسلاید جدید به ترتیب زیر عمل کنید:

ابتدا اسلاید قبل از جایی را که میخواهید یک اسلاید جدید وارد کنید را انتخاب نمایید. مثلا اگر بین اسلاید پنجم و ششم میخواهید یک اسلاید جدید وارد کنید، به اسلاید پنجم بروید و این اسلاید را انتخاب کنید. سپس از سربرگ Home به کادر گروه Slides مراجعه کرده و از این کادر گروه بر روی فلش کوچک پایینی گزینه New Slide کلیک کنید تا کادر زیر مجموعه های آن باز شود.

حال از این کادر اسلادی که متناسب با نیاز شماست را انتخاب کرده و با کلیک بر روی آن، اسلاید جدید در ارایه ایجاد خواهد شد.

حال اگر میخواهید اسلاید جدیدی که به ارایه اضافه میشود، اسلایدی تکراری از یک و یا چند اسلاید موجود در  ارایه جاری باشد:

ابتدا اسلاید و یا اسلایدهایی را که باید تکرار شود انتخاب نمایید. سپس بر روی فلش کوچک پایینی گزینه New Slide در سربرگ Home کلیک کنید و از کادر باز شده گزینه Duplicate Selected Slides را انتخاب کنید تا اسلاید (های) انتخاب شده تکرار شوند.

نکته: عملیات کپی کردن یک اسلاید موجود در ارایه را میتوانید از طریق فشردن کلید Ctrl و دراگ کردن همزمان اسلاید مورد نظر براحتی انجام دهید.

برای اضافه کردن یک اسلاید از ارایه ای دیگر:
برای این کار ابتدا اسلاید قبل از جایی که میخواهید اسلاید جدید وارد شود را انتخاب کنید (مثال اسلاید پنجم و ششم گفته شده در بالا)، سپس بر روی فلش کوچک گزینه New Slide کلیک کنید و از کادر آن گزینه Reuse Slides را انتخاب کنید.

حال از پنجره باز شده در سمت راست برنامه بر روی گزینه Brows کلیک کنید و از کارد باز شده زیر آن گزینه  Brows File را انتخاب کنید.

حال از پنجره باز شده اقدام به انتخاب فایل مورد نظر (ارایه دیگر) که در سیستم شما موجود است نمایید.

مشاهده میکنید که در پنجره سمت راست برنامه تمامی اسلاید های موجود در ارایه انتخاب شده نمایش داده خواهند شد. از این کادر، اسلاید مورد نظری که باید مورد استفاده قرار گیرد را انتخاب کرده و وارد ارایه موجود نمایید.

نکته:برای حذف اسلاید های موجود در ارایه کافیست که از پنجره انتخاب اسلاید (Slide/Outline) بر روی اسلاید مورد نظر (که میخواهید آن را از ارایه حذف نمایید) کلیک راست کرده و از کادر باز شده گزینه Delete Slide را انتخاب نمایید.

۵- پوسته ها (Themes)
پوسته ها (تم ها) قالب های طراحی شده ای هستند که به شما این اجازه را میدهند که در سراسر ارایه ای که روی آن کار میکنید (تمامی اسلایدهای ارایه) یک هماهنگی در زمینه آن بوجود آورید.

استفاده از یک پوسته در ارایه در حال ساخت:
برای اضافه کردن یک پوسته (تم) به ارایه ابتدا از سربرگ Design به کادر گروه Themes مراجعه نمایید.

از این کادر گروه بر روی فلش کوچک کناری کادر پوسته ها کلیک کرده تا کادر زیر مجموعه ها که شامل تعدادی پوسته بصورت پیش فرض میباشد باز شود.

از این کادر بر روی پوسته مناسب خود کلیک کنید تا پوسته انتخاب شده در تمام اسلاید ها اعمال شود.

گزینه های موجود دیگر در پایین کادر پوسته ها به این صورت میباشد:

More Theme om Microsoft Office online : از این گزینه برای بارگذاری آنلاین تم ها از سایت رسمی مایکروسافت استفاده میشود.

Browse For Theme : با انتخاب این گزینه، پنجره مرور در سیستم شما باز خواهد شد تا شما بتوانید از تم های ذخیره شده در کامپیوتر خود استفاده نمایید.

Save Current Theme : از این گزینه برای ذخیره سازی پوسته ای که طراحی شده استفاده میگردد.

تغییر رنگ پوسته ای که انتخاب کرده اید:
نرم افزار پاورپوینت این امکان را در اختیار شما قرار میدهد که رنگ پوسته ای انتخاب شده را تغییر دهید و یا رنگ جدیدی برای آن طراحی کنید. برای تغییر رنگ پوسته ای که انتخاب کرده اید از کادر گروه Themes گزینه Colors را انتخاب کنید. با کلیک روی این گزینه کادر رنگ های آن بصورت کشویی باز خواهد شد که میتوانید با حرکت دادن فلش ماوس بر روی گروه رنگ های پیشنهاد شده توسط برنامه، پیش نمایشی از آن گروه رنگی را مشاهده کرده و پس از انتخاب گروه رنگی متناسب با نیاز خود، با کلیک بر روی آن گروه، رنگ های موجود در آن (گروه رنگی) در پوسته اعمال خواهند شد.

برای شخصی سازی رنگ پوسته به رنگ های دلخواه خود، پس از باز شدن کادر Color گزینه Create New Theme Colors را انتخاب کرده

و از پنجره باز شده آن اقدام به شخصی سازی و انتخاب رنگ مورد علاقه خود نمایید.

تغییر سبک (استایل) پس زمینه پوسته انتخاب شده:
برای تغییر سبک (استایل) پس زمینه پوسته انتخاب شده از سربرگ Design به کادر گروه Background مراجعه نموده و بر روی گزینه Background Styles کلیک کنید و از کادر زیر مجموعه های آن که باز خواهد شد، سبک پس زمینه مناسب را انتخاب کنید.

توجه داشته باشید که در کارد زیر مجموعه ها دو گزینه دیگر نیز وجود دارد:

Format background که برای شخصی سازی سبک زمینه پوسته انتخابی استفاده میشود
و Reset Slide Background که برای باز گشت به تنظیمات اولیه زمینه در صورتی که تغییراتی را ایجاد کرده باشید استفاده میگردد.