شماره‌گذاری در سرصفحه و پاصفحه ورد

یکی از امکاناتی که ابزار واژه‌پرداز (Word) از مجموعه نرم‌افزاری آفیس در اختیار کاربران قرار می‌دهد، قابلیت شماره‌گذاری (یا هر محتوای دیگر) در سرصفحه (Header) و پاصفحه (Footer) است.

این روش شماره‌گذاری موجب می‌شود شماره صفحات از عدد یا حرف موردنظر شما آغاز و تا انتهای صفحات نیز به ترتیب پیش برود، اما برخی کاربران ممکن است در شرایطی نیازمند قطع این ترتیب یا عدم نمایش شماره صفحات در برخی صفحات میانی باشند.

متاسفانه در این شرایط بسیاری از کاربران دچار سردرگمی شده و نمی‌توانند روشی برای انجام این کار در واژه‌پرداز بیابند، چرا که سرصفحه و پاصفحه در صفحات مختلف به یکدیگر پیوند خورده‌اند و اعمال کوچک‌ترین تغییر در هر کدام، نتیجه‌ای در تمام صفحات در پی خواهد داشت.

آیا می‌دانید انجام این کار با رعایت یک نکته بسیار کوچک امکان‌پذیر بوده و نه‌تنها شماره صفحات بلکه همه موضوعات موجود در سرصفحه و پاصفحه با رعایت این نکته از حالت پیوند به یکدیگر خارج شده و می‌توانید سرصفحه و پاصفحه اختصاصی برای هر صفحه را ایجاد کنید؟

نکته انجام این کار در این ترفند ارائه شده است:
واژه‌پرداز را اجرا کرده و محتوای موردنظرتان را از صفحه اول تا صفحات بعدی که دارای ساختار یکسانی در سرصفحه و پاصفحه با صفحه اول است، وارد کنید.

هنگام ورود به صفحاتی که قصد دارید سرصفحه یا پاصفحه متفاوتی داشته باشد به‌جای استفاده از کلید اینتر برای ایجاد صفحه جدید، به تب Page Layout مراجعه کرده و پس از کلیک روی گزینه‌ Breaks روی Next Page کلیک کنید.

نکته: برای ایجاد هر یک از صفحات با ساختار متفاوت ‌باید مرحله 2 را تکرار کنید.
پس از ایجاد صفحات و اتمام ورود محتوا برای اختصاص سرصفحه و پاصفحه به صفحات، کافی است روی هریک از این بخش‌ها (بالا یا پایین صفحات) دو بار کلیک کرده و پس از فعال‌سازی این قابلیت، نشانگر ماوس خود را در سرصفحه یا پاصفحه‌های موردنظر که قصد دارید پیوند آنها را با صفحات بالاتر قطع کنید، قرار داده و از تب Design علامت چک‌مارک کنار گزینه‌ Link to Previous را غیرفعال کنید.

به‌ عنوان مثال چنانچه میان صفحات 5 و 6 یک Next Page ایجاد کرده‌اید و حالا قصد دارید پاصفحه مربوط به صفحات 1 تا 5 با صفحات 6 به بعد متفاوت باشد، ‌باید پس از ورود به بخش ویرایش سرصفحه و پاصفحه نشانگر ماوس خود را در بخشی از پاصفحه‌ مربوط به صفحه‌ 6 قرار داده و گزینه‌ Link to Previous را غیرفعال کنید.

نحوه پاراگراف بندی در ورد

هنگامی که در حال تایپ یک متن در Word هستید و مکان‌نما به انتهای صفحه می‌رسد، ادامه‌ی متن به طور خودکار در صفحه‌‌ی بعدی تایپ می‌شود. این موضوع باعث می‌گردد پاراگرافی که در حال تایپ آن هستید در میان این دو صفحه، دو تکه شود. اگر مایلید که در این مواقع کل پاراگراف به صفحه‌ی بعد منتقل شود، می‌توانید از این ترفند استفاده نمایید.
 

جلوگیری از دو تکه شدن پاراگراف در ورد

بدین منظور هنگامی که مکان‌نمای تایپ در محدوده‌ی پاراگراف مورد نظر قرار دارد، بر روی فلش کوچک پایین سمت راست محدوده‌ی Paragraph در تب Home کلیک کنید.

در پنجره‌ی بازشده به تب Line and Page Breaks بروید.
تیک گزینه‌ی Keep lines together را فعال نموده و روی دکمه‌ی OK کلیک کنید.

تنظیمات ورد برای جلوگیری از دو تکه شدن پاراگراف در ورد

 با این کار کل این پاراگراف به صفحه‌ی بعد منتقل می‌شود.
 

واژه‌پرداز پرقدرت مایکروسافت از یک امکان ویژه برخوردار است که کاربران می‌توانند با آن فایل‌های مستند خود را با یک گذرواژه محافظت کرده و از ایجاد هر گونه تغییر در آن فایل جلوگیری کنند. امروز می‌خواهیم شما را با این قابلیت و نحوه فعال کردن آن در واژه‌پرداز Word آشنا سازیم.

 پیش از این در یک گزارش به چگونگی مخفی کردن متن یا مشخص ساختن بخشی از متن در یک فایل Word به عنوان متن تغییر نا‌پذیر اشاره کردیم؛ اما آنچه باید درباره این دو روش (مخفی کردن و ایجاد بلاک غیر قابل تغییر برای متن) گفت اینکه به‌‌ همان سادگی مخفی ساختن یا غیر قابل تغییر ساختن بخشی از متن، می‌توان متن را از حالت مخفی یا غیر قابل تغییر خارج ساخت.

در نتیجه چنانچه می‌خواهید یک فایل مستند را کامل از هرگونه تغییرات مصون دارید، باید آن را به وسیله یک گذرواژه محافظت کنید. امروز به شما نحوه محافظت از فایل مستند را با استفاده از گذرواژه آموزش می‌دهیم.

 
محافظت از یک فایل مستند به این معناست که کاربران قادر به دیدن متن بوده، ولی از امکان ایجاد تغییر در آن محروم خواهند بود. برای شروع بعد از باز کردن فایل مستند مورد نظر خود، روی روبان ابزار به تب Review بروید و بر Protect Document یا Restrict Editing ـ بسته به نسخه Word شما متفاوت است ـ کلیک کنید.

 
در منو یا پنلی که در سمت راست باز می شود در پایین بخش Formatting Restrictions تیک گزینه: Limit formatting to a selection of styles را بزنید و بر دکمه Settings در زیر آن کلیک کنید.

در پنجره‌ای که باز می‌شود، در صورتی که تیک گزینه Limit formatting to زده نشده بود، آن را تیک بزنید و سپس بر دکمه None کلیک کنید تا مطمئن شوید هیچ تغییری در فرمت و شکل و شمایل فایل مستند شما پدید نخواهد آمد.

پس از کلیک بر دکمه OK ممکن است یک پیغام به شما نمایش داده شود که شما را از وجود فرمت‌های غیر مجاز در فایل مستند، همچون متن مخفی با خبر کند. در صورت نمایش این پیغام، حتما بر روی دکمه NO کلیک کنید تا کل فایل به‌‌ همان شکل بماند.

گام بعدی این است که به بخش Editing Restrictions برویم و در آنجا تیک گزینه Allow only this type of editing … را بزنید و از منوی پایین افتادنی زیر آن که فعال می‌شود، مطمئن شوید که گزینه No changes (read only) انتخاب شده باشد.

 
در پایان باید روی دکمه Yes Start Enforcing … در پایین بخش Start enforcement کلیک کرده و گذرواژه خود را برای محافظت از این فایل مستند وارد کنید.

 
به این ترتیب فایل مستند شما کاملا محافظت شده و از تغییرات احتمالی و ناخواسته مصون خواهد بود. تنها زمانی قادر به ویرایش متن خواهید بود که گذرواژه خود را برای ویرایش آن وارد کنید.

مجموعه نرم‌افزاری آفیس 2015 

در نسخه‌های مختلف مجموعه نرم‌افزاری آفیس هنگامی که روی هریک از برنامه‌های Word، Excel یا PowerPoint دو بار کلیک می‌کنید، صفحه‌ای خالی از آن برنامه برای شما به‌ نمایش درمی‌آید.

این ساختار در نسخه‌ 2015 مجموعه آفیس کمی فرق کرده است، زیرا با اجرای هر یک از برنامه‌های این نسخه، صفحه‌ شروع یا همان Start Screen شامل فهرستی از اسناد و صفحات از پیش‌طراحی شده در الگوهای مختلف است که یکی از آنها نیز گزینه blank document به‌شمار می‌رود.

اگر شما نیز ترجیح می‌دهید بدون مشاهده‌ صفحه‌ شروع، یک صفحه‌ خالی جدید برایتان باز شود و از نرم‌افزار مورد نظر استفاده کنید، می‌توانید از روش زیر کمک بگیرید تا Start Screen را غیرفعال کنید. (این روش در آفیس 2015 نسخه‌ مک قابل اجراست اما با کمی تغییرات در عنوان گزینه‌های اشاره شده در نسخه‌های دیگر نیز می‌توانید از آن استفاده کنید.)

1ـ نرم‌افزار موردنظرتان را از مجموعه نرم‌افزاری آفیس اجرا کنید. (نرم‌افزار Word، Excel و PowerPoint)

توجه داشته باشید برای غیرفعال کردن صفحه‌ شروع در تمام این نرم‌افزارها ‌باید این عملیات را به ‌صورت مجزا در تمام آنها اجرا کنید.

2ـ روی لوگوی برنامه کلیک کرده و گزینه‌ Preferences را انتخاب کنید. (می‌توانید کلید Command را نیز از روی صفحه‌کلید فشار دهید)

3ـ به بخش General بروید و علامت چک‌مارک کنار گزینه‌ Show Word Document Gallery when opening Word را غیرفعال کنید.

ـ در نرم‌افزار اکسل ‌باید گزینه‌ Open Workbook Gallery when opening Excel را غیرفعال کنید و در نرم‌افزار پاورپوینت نیز Show the Start screen when this application starts را غیرفعال کنید.

4ـ از صفحه‌ تنظیمات خارج شوید و بدون مشاهده‌ دوباره صفحه‌ شروع از نرم‌افزار استفاده کنید.

نرم‌افزار Word

یکی از امکاناتی که نرم‌افزار Word برای حفاظت فایل‌ها در اختیار شما قرار می‌دهد، قفل‌گذاری روی قابلیت ویرایش فایل، کپی کردن یا حتی مشاهده‌ آن است. علاوه بر مشاهده‌ یک فایل متنی ورد که برای عبور از قفل آن نیازمند نرم‌افزارهای خاصی هستید، عبور از دو محدودیت دیگر نسبتا ساده است و در این مطلب قصد داریم شما را با روش دور زدن این محدودیت‌ها بخصوص محدودیت در کپی کردن متن آشنا کنیم.

تا به‌حال برایتان اتفاق افتاده یک فایل ورد را از اینترنت دانلود کنید و قصد تغییر یا کپی محتوای آن را داشته باشید، اما به‌دلیل قفل بودن این قابلیت‌ها نتوانید براحتی تغییرات موردنظرتان را در آن اعمال کنید.

در این شرایط اگر نتوانید این محدودیت را بردارید باید کل متن موردنظر را از اول تایپ کنید، زیرا فقط قابلیت مشاهده‌ آن در اختیار شما قرار دارد. اگر دوست دارید از این محدودیت‌ها عبور کنید می‌توانید از ترفند زیر که با یکی از امکانات نرم‌افزار ورد اجرا می‌شود، کمک بگیرید:

1 ـ ابتدا نرم‌افزار ورد را اجرا کرده و در صورتی‌ که یک صفحه‌ خالی برای شما باز نشد، با مراجعه به منوی File روی گزینه‌ New کلیک کنید تا یک صفحه‌ جدید برای شما ایجاد شود.

2 ـ از ریبون بالای نرم‌افزار به تب Insert مراجعه کرده و از میان آیکون‌های موجود در سمت راست تب Insert، روی علامت پیکان کوچکی که در کنار گزینه‌ Object وجود دارد کلیک کنید.

امکانات نرم‌افزار ورد

3 ـ از منوی به‌نمایش درآمده روی گزینه‌ Text from File کلیک کرده و فایل متنی قفل‌گذاری شده را انتخاب کنید.

اسناد قفل شده‌ Word

4 ـ مشاهده خواهید کرد که در چند ثانیه محتوای متنی موجود در فایل قفل‌گذاری شده که قابلیت کپی و انتقال آن به صفحات دیگر وجود نداشت براحتی در صفحه‌ جدید شما اضافه شده و ضمن حفظ خصوصیات اولیه، بدون کوچک‌ترین محدودیتی آماده ویرایش یا کپی‌برداری مجدد است.

توجه: در این روش جداول، نمودارها و تصاویر موجود در فایل‌ها انتقال نخواهد یافت و فقط متن فایل موردنظر استخراج و به فایل جدید شما منتقل می‌شود.