گاه لازم است ‌یک فایل مستند Word را در اختیار همکاران یا دوستان خود یا هر شخص دیگری قرار دهید تا تغییرات و ویرایش‌هایی در آن صورت بگیرد؛ اما لازم است ‌بخش‌هایی از این متن به هیچ وجه قابل تغییر نباشد و افراد دیگر جز شما قادر به ویرایش آن‌ها نباشند. برای این موضوع راهکاری در Word وجود دارد که موضوع امروز ماست.

فایل‌های مستند Word شما گاهی واجد بخش‌هایی است که از اهمیت اساسی برخوردارند و به هیچ وجه نباید در آن‌ها تغییراتی اعمال شود. حال اگر فایل مستند خود ـ که مثلا حاوی پایان نامه شماست ـ در اختیار شخصی برای ویرایش قرار بگیرد، چگونه از عدم اعمال تغییرات در این بخش‌ها اطمینان حاصل می‌کنید؟

برای این موضوع نرم‌افزار واژه‌پرداز مایکروسافت یعنی Word یک ابزار ذاتی دارد که بخش‌هایی از متن را که شما تعیین می‌کنید، به گونه‌ای مشخص می‌سازد که به جز شما شخص دیگری قادر به ویرایش آن نخواهد بود. این راهکار در زمانی که فایل مستند خود را برای ویرایش یا همکاری در اختیار دیگران می‌گذارید، بسیار مفید خواهد بود.

بگذارید با هم نگاهی به این ترفند ساده در Word داشته باشیم.

اما پیش از شروع باید یادآور شویم که این ترفند، تفاوت اساسی با Document Protection دارد که‌ یک فایل مستند را کاملا قفل و غیر قابل ویرایش می‌کند.

 
مشخص کردن بخش‌هایی از متن برای عدم پذیرش تغییرات

قبل از شروع به کار اصلی، نخست باید‌ تب Developer را در مایکروسافت Word فعال کنید. این تب در حالت عادی مخفی است، زیرا حاوی تنظیمات پیشرفته‌ای است که اغلب به کار کاربران حرفه‌ای می‌آید. برای فعال کردن این تب بر روی منوی File کلیک ‌و گزینه Options را انتخاب کنید.

با این کار، پنجره تنظیمات Word باز می‌شود. در این پنجره بر روی بخش Customize Ribbon کلیک کرده و از پنل سمت راست تیک گزینه Developer را بزنید ـ در ذیل بخش Main Tabs ـ و سپس ‌روی OK کلیک کنید.

حال ‌روی نوار روبان تب Developer افزوده می‌شود.

اکنون برای مشخص کردن بخشی از متن که می‌خواهید غیر قابل ویرایش باشد، آن بخش مورد نظر را انتخاب کنید و سپس از تب Developer دکمه Rich Text Content Control را بزنید. این کار متن شما را در داخل یک کادر ویژه قرار می‌دهد.

سپس از همان تب Developer گزینه Properties را انتخاب کنید.

این کار پنجره Content Control Properties را باز می‌کند که در این قسمت، باید عنوان بخش تعیین شده را نوشته و تیک هر دو گزینه Content Control cannot be deleted و Contents cannot be edited را در ذیل بخش Locking بزنید. همچنین می‌توانید، گزینه‌های دیگر برای تغییر رنگ، حاشیه‌ها و مانند آن را نیز در همین پنجره تعیین کنید. در ‌‌نهایت بر ‌دکمه OK کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شود.

به این ترتیب، بخش مشخص شده قابل ویرایش و تغییر نخواهد بود تا زمانی که از بخش Properties مجددا محدودیت اعمال شده برداشته شود.

این اقدام نه تنها در مورد متن که در خصوص سایر محتوایی که در فایل مستند شما قرار می‌گیرد نیز قابل انجام است و روند کار کاملا مشابه آن چیزی است که پیشتر توضیح دادیم.

به این ترتیب به سادگی ‌خواهید توانست تا بخش‌های مهم فایل مستند خود را از هرگونه تغییر ناخواسته نجات دهید.

حتما برای شما هم پیش آمده که هنگام تایپ مطلبی در ورد بخواهید توضیحی برای کلمه مورد نظرتان به عنوان پاورقی بنویسید و مجبور شده اید هربار به صورت دستی آنرا در انتهای صفحه ایجاد و تایپ کنید و هربار با تغییر سایز فونت یا کوتاه و بلند شدن متن خود نحوه قرارگیری آنها نیز تغییر کرده و به هم ریخته است. با کمک این آموزش کوتاه می توانید پاورقی های موردنظرتان را به صورت خودکار ایجاد کنید بدون اینکه نیاز به ویرایش چندباره آنها داشته باشید.

بدین منظور طبق روال عادی به تایپ مطالب خود بپردازید و هنگامی که نیاز به ذکر توضیحی در پاورقی داشتید کافیست همانطور که مکانما در جلوی کلمه مورد نظرتان قرار دارد کلیدهای Alt+Ctrl+F را بفشارید. سپس مشاهده خواهید کرد که شماره کوچکی در بالای کلمه مورد نظر و شماره ای در پایین صفحه ظاهر می شود. سپس مکان نما به صورت خودکار به پایین صفحه می رود تا شما توضیح خود را در پاورقی تایپ نمایید. پاورقی هایی که بدین ترتیب ایجاد شده اند به عنوان footer آن صفحه محسوب می شوند و با تغییر سایز فوت و یا کم یا اضافه نمودن متن به صفحه بعدی منتقل نخواهند شد.

...

این روزها بسیاری از کاربران با مزایای فایل‌های پی‌دی‌اف آشنایی دارند و بیشتر شرکت‌ها و حتی کاربران خانگی نیز برای نقل و انتقال فایل‌های مختلف خود، آنها را در فرمت پی‌دی‌اف ذخیره می‌کنند. همان‌طور که می‌دانید یکی از بهترین روش‌های تولید فایل‌های پی‌دی‌اف استفاده از نرم‌افزارهایی است که یک چاپگر مجازی را به ویندوز رایانه شما اضافه می‌کنند تا هر زمان که تمایل داشتید فایلی را در این فرمت ایجاد کنید از قابلیت چاپ (Print) در نرم‌افزار موردنظرتان کمک بگیرید. در این شرایط به‌ جای چاپ محتوای موردنظر روی کاغذ، یک نسخه فایل به‌صورت پی‌دی‌اف از آن ایجاد خواهد شد.

نرم‌افزارهای متعددی همچون Fine Print PDF Factory و... برای انجام این کار وجود دارد، اما آیا می‌دانید در ویندوز 10 بدون نیاز به این‌گونه نرم‌افزارها می‌توانید چاپگر مجازی ایجاد فایل‌های پی‌دی‌اف را فعال و از آن استفاده کنید؟

روش انجام کار به شرح زیر است:
1ـ در کادر جست‌وجو عبارت add a printer را وارد کرده و کلید اینتر را فشار دهید.

2ـ گزینه Add a local printer را انتخاب کرده و گزینه Next را کلیک کنید.

3ـ از منوی پایین افتادنی مقابل گزینه Use an existing port، مقدار (FILE: (Print to File را انتخاب کرده و روی Next کلیک کنید.

4ـ در ستون سمت چپ از صفحه جدید که با نام Manufacturer به‌نمایش درآمده است Microsoft را انتخاب کرده و از ستون سمت راست گزینه Microsoft Print To PDF را انتخاب و روی Next کلیک کنید.

5ـ با اتمام مراحل کار و افزودن چاپگر جدید با نام Microsoft Print To PDF کافی است به هریک از برنامه‌های موردنظر خود مراجعه کرده و پس از انتخاب گزینه چاپ، چاپگر را روی این گزینه تنظیم کرده و کلید چاپ را فشار دهید. پس از چند لحظه صفحه ذخیره فایل برای شما باز شده و پس از اختصاص نام و مشخص کردن مسیر ذخیره‌سازی، فایل پی‌دی‌اف موردنظر روی هارد‌دیسک رایانه شما ذخیره می‌شود.

نکته: قابلیت چاپ در فرمت پی‌دی‌اف با قابلیت ذخیره در این فرمت تفاوت‌هایی دارد. به‌عنوان مثال هنگامی که در نرم‌افزار Word از قابلیت ذخیره در فرمت پی‌دی‌اف بهره‌مند می‌شوید می‌توانید اطلاعات بوکمارک‌ها و دیگر اطلاعات افزوده به فایل متنی خود را نیز در فایل پی‌دی‌اف مشاهده کنید؛ اما قابلیت چاپ در فرمت پی‌دی‌اف از اطلاعات افزوده فایل‌ها پشتیبانی نمی‌کند (همان‌گونه که روی کاغذ هیچ‌گونه اطلاعات اضافه‌ای چاپ نمی‌شود) و فقط محتوای قابل مشاهده را به‌جای چاپ روی کاغذ در یک فایل پی‌دی‌اف در اختیار شما قرار می‌دهد. 

شاید شما هم با انگلیسی ماندن اعداد در Microsoft Word هنگام تایپ فارسی مشکل دارید، اینجا مشکل یک راهکار ساده دارد.
برای فارسی سازی ورد حتی باوجود فارسی سازی تنظیمات زبان ویندوز (Region and Language) هم اعداد در Word فارسی نمی شود و باید از طریق تنظیمات نرم افزار Word فارسی سازی اعداد در ورد بطور کامل انجام شود.

در اینجا با انجام مراحل ذکر شده چگونگی حل مشکل تایپ اعداد فارسی در MS Word 2003 و MS Word 2007 آموزش داده شده است.

• چگونگی حل مشکل تایپ اعداد فارسی در MS Word 2003 :
اگر هنوز از نسخه قدیمی ورد ( Word 2003 ) برای تایپ کردن نامه و نوشته های خود استفاده می کنید برای هماهنگ کردن اعداد با متن نوشته کافی است که از منوی Tools به قسمت Options بروید . در پنجره باز شده بر روی زبانه Complex Scripts کلیک نمایید . حالا همانگونه که در عکس زیر مشاهده می کنید ، در قسمت General و از کادر کشویی روبروی عبارت Numeral ، گزینه Context را انتخاب کنید. این کار باعث می شود تا اعداد در نوشته های شما با همان زبانی که تایپ کرده اید نشان داده شوند. هیچ تغییر دیگری لازم نیست. در تمام پنجره ها بر روی OK کلیک کنید تا به صفحه اصلی برگردید و از تایپ کردن اعداد فارسی خود در نوشته های فارسی خود به صورت خودکار و در نوشته های انگلیسی شما اعداد به همان صورت انگلیسی نمایش داده شوند لذت ببرید.

• چگونگی حل مشکل تایپ فارسی اعداد در MS Word 2007 و نسخه های جدیدتر :
در نسخه ۲۰۰۷ و بالاتر مانند ورد ۲۰۱۰ به خاطر تغییرات ظاهری و منوها شما باید راهی دیگر را برای تایپ فارسی اعداد در پیش بگیرید. برای این مسئله در ابتدا شما برروی File کلیک می کنید (در نسخه ۲۰۰۷ آرم MS) سپس بر روی  Word Options کنید.

بعد از انتخاب گزینه Word Options ، پنجره Word Options باز می شود، در این پنجره قسمت Advanced را انتخاب می کنید و سپس قسمت Show Document Content را پیدا می کنید. در این قسمت شما به دنبال عبارت Numeral بگردید، پس از پیدا کردن این عبارت مقدار آن را به Contex تغییر بدهید.

وقتی شما مطلبی را در ورد ۲۰۱۳ کپی می کنید به صورت پیش فرض تمام عکس ها و… را که کپی کردید در ورد paste می کند اما ما می توانیم با تنظیماتی ساده فقط مطلب یا… را کپی کنیم. در این اموزش تنظیمات paste را بررسی خواهیم کرد تا فقط مطلب را حتی با توجه به اینکه عکس ها را هم کپی کردیم بیاورد.

اگر از ctrl+V استفاده نمی کنید:

شما می توانید در هنگام paste کردن در تنظیمات paste همانطور که در تصویر مشاهده می کنید روی گزینه سوم کلیک کنید(keep text only)

اگر از ctrl+V استفاده می کنید:
اگر شما از ctrl+v  استفاده می کنید فرمت paste را از فرمت پیشفرض گرفته که ان هم همه چیز را paste می کند. اما برای تنظیمات پیشفرض همانطور که در شکل می بینید به قسمت Set Default Paste  بروید.

در پنجره ی باز شده در بخش Cut,copy, and paste هر چهار بخش را به keep text only  تغییر دهید.و بر روی ok کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شود.

حالا شما به راحتی می توانید مطالب را کپی کنید و از داشتن عکس و درست کردن شکل ان راحت شوید حتی لینک ها را هم به صورت نوشته خواهید داشت

امیدواریم از این اموزش نهایت استفاده را ببرید.