شماره‌گذاری در سرصفحه و پاصفحه ورد

یکی از امکاناتی که ابزار واژه‌پرداز (Word) از مجموعه نرم‌افزاری آفیس در اختیار کاربران قرار می‌دهد، قابلیت شماره‌گذاری (یا هر محتوای دیگر) در سرصفحه (Header) و پاصفحه (Footer) است.

این روش شماره‌گذاری موجب می‌شود شماره صفحات از عدد یا حرف موردنظر شما آغاز و تا انتهای صفحات نیز به ترتیب پیش برود، اما برخی کاربران ممکن است در شرایطی نیازمند قطع این ترتیب یا عدم نمایش شماره صفحات در برخی صفحات میانی باشند.

متاسفانه در این شرایط بسیاری از کاربران دچار سردرگمی شده و نمی‌توانند روشی برای انجام این کار در واژه‌پرداز بیابند، چرا که سرصفحه و پاصفحه در صفحات مختلف به یکدیگر پیوند خورده‌اند و اعمال کوچک‌ترین تغییر در هر کدام، نتیجه‌ای در تمام صفحات در پی خواهد داشت.

آیا می‌دانید انجام این کار با رعایت یک نکته بسیار کوچک امکان‌پذیر بوده و نه‌تنها شماره صفحات بلکه همه موضوعات موجود در سرصفحه و پاصفحه با رعایت این نکته از حالت پیوند به یکدیگر خارج شده و می‌توانید سرصفحه و پاصفحه اختصاصی برای هر صفحه را ایجاد کنید؟

نکته انجام این کار در این ترفند ارائه شده است:
واژه‌پرداز را اجرا کرده و محتوای موردنظرتان را از صفحه اول تا صفحات بعدی که دارای ساختار یکسانی در سرصفحه و پاصفحه با صفحه اول است، وارد کنید.

هنگام ورود به صفحاتی که قصد دارید سرصفحه یا پاصفحه متفاوتی داشته باشد به‌جای استفاده از کلید اینتر برای ایجاد صفحه جدید، به تب Page Layout مراجعه کرده و پس از کلیک روی گزینه‌ Breaks روی Next Page کلیک کنید.

نکته: برای ایجاد هر یک از صفحات با ساختار متفاوت ‌باید مرحله 2 را تکرار کنید.
پس از ایجاد صفحات و اتمام ورود محتوا برای اختصاص سرصفحه و پاصفحه به صفحات، کافی است روی هریک از این بخش‌ها (بالا یا پایین صفحات) دو بار کلیک کرده و پس از فعال‌سازی این قابلیت، نشانگر ماوس خود را در سرصفحه یا پاصفحه‌های موردنظر که قصد دارید پیوند آنها را با صفحات بالاتر قطع کنید، قرار داده و از تب Design علامت چک‌مارک کنار گزینه‌ Link to Previous را غیرفعال کنید.

به‌ عنوان مثال چنانچه میان صفحات 5 و 6 یک Next Page ایجاد کرده‌اید و حالا قصد دارید پاصفحه مربوط به صفحات 1 تا 5 با صفحات 6 به بعد متفاوت باشد، ‌باید پس از ورود به بخش ویرایش سرصفحه و پاصفحه نشانگر ماوس خود را در بخشی از پاصفحه‌ مربوط به صفحه‌ 6 قرار داده و گزینه‌ Link to Previous را غیرفعال کنید.

در عصر کنونی برای بیش‌تر افراد جامعه، استفاده نکردن از نرم‌افزار Word مایکروسافت تقریبا غیرممکن است! برخی افراد از نرم‌افزار ورد برای نوشتن مقاله‌های علمی، برخی برای یادداشت‌برداری، برخی برای ساخت آگهی‌های تبلیغاتی با المان‌های هنری نرم‌افزار وُرد و موارد بسیار دیگری که ذکر آن از گنجایش مقاله خارج است، استفاده می‌کنند.

اگر فقط از ویژگی‌های اصلی و ضروری ویرایشگر متن نرم‌افزار Word از جمله کار با قلم‌ها (Font)، تنظیم حاشیه‌ها و تغییر ترازبندی استفاده می‌کنید و از دیگر ویژگی‌های کاربردی آن بی‌خبر هستید، نمی‌توانید حدس بزنید که چه چیزهایی را از دست داده‌اید! نرم‌افزار Word شامل قابلیت‌های جالب و کاربردی بسیار زیادی است که امکانات مختلفی را برای کار با اسناد در اختیار کاربران می‌گذارد. با آگاهی از این قابلیت‌ها و استفاده از آن‌ها به نفع خود، می‌توانید به کاربر حرفه‌ای نرم‌افزار ورد تبدیل شوید. در این مقاله فقط به معرفی اجمالی ضروری‌ترین ویژگی‌های کاربردی نرم‌افزار ورد در هر دو سیستم عامل‌ ویندوز 10 و OS X خواهیم پرداخت.

۱- تغییر تنظیمات انتخاب متن

نرم‌افزار ورد دارای قابلیت انتخابی است که می‌توانید هنگام کلیک کردن و کشیدن موس (Drag) به منظور انتخاب کلمه‌های متن، تعیین کنید که کل کلمه به صورت خودکار در حالت انتخاب قرار گیرد یا فقط بخشی از کلمه که نشانگر ماوس روی آن کشیده شده است، انتخاب شود. این قابلیت به طور پیش‌فرض روی انتخاب خودکار کل کلمه قرار دارد که می‌تواند برای برخی از کاربران رنج‌آور باشد.

اگر قصد انتخاب بخشی از کلمه را دارید، باید تنظیمات مربوطه را غیرفعال کنید. برای تغییر این گزینه در نرم‌افزار Word 2016 پلتفرم OS X اپل، در منوی Preferences به بخش Edit رفته و تیک عبارت “Select entire word when selecting text” را بردارید.

در نرم‌افزار Word 2016 پلتفرم ویندوز هم، روی سربرگ File کلیک کرده و به مسیر Options→ Advanced→ Editing Options رفته و در نهایت تیک عبارت “When selecting, automatically select entire word” را بردارید تا فقط بخشی از کلمه در حالت انتخاب قرار گیرد.

۲- سفارشی‌سازی تصحیح خودکار کلمه

مورد دیگری که باید در مورد آن تصمیم بگیرید، فعال یا غیرفعال کردن قابلیت تصحیح خودکار (AutoCorrect) نرم‌افزار ورد است. در صورتی که مشغول نوشتن مقاله‌ای تخصصی که در متن آن از کلمات منحصر به فرد زیادی استفاده شده، هستید، قابلیت تصحیح خودکار می‌تواند رنج‌آور باشد. حتی ممکن است مایل به مشاهده‌ی رویدادهای مربوط به قابلیت تصحیح خودکار متن هنگام نوشتن مقاله نباشید. قابلیت یاد شده به طور پیش‌فرض فعال است که برای اعمال تغییرات در این قابلیت باید در پلتفرم OS X به منوی Preferences رفته و گزینه‌ی AutoCorrect را برگزینید. در پلتفرم ویندوز هم، پس از مراجعه به سربرگ File، باید مسیر Options→ proofing→ AutoCorrect Options را طی کرده و روی دکمه‌ی ...AutoCorrect Options کلیک کنید.

برخی از ویژگی‌های موجود در بخش تنظیمات تصحیح خودکار مانند قالب‌بندی خودکار کسرها ((½) Fractions (1/2) with fraction character)، تبدیل آدرس‌های اینترنتی به هایپرلینک (Internet and network paths with hyperlinks)، تبدیل حرف اول نام‌های روز (Capitalize names of days) یا اولین کلمه از جمله به حرف بزرگ انگلیسی (Capitalize first letter of sentences) و غیره، واقعا مفید هستند. می‌توانید این ویژگی‌ها را در سربرگ‌های مختلف مربوط به پنجره‌ی AutoCorrect Options بیابید.

همچنین، در صورتی که به طور مکرر کلماتی با کاراکترهای ویژه یا عباراتی طولانی را در ورد تایپ می‌کنید، می‌توانید در سربرگ AutoCorrect، ماکروهای مفیدی تعیین کنید که دیگر مجبور به نوشتن مکرر آن‌ها نباشید. برای مثال در صورتی که تمایلی به نوشتن صحیح و مکرر کلمه‌ی Pokémon با حرف e که دارای علامت تکیه است ندارید، می‌توانید با یک‌بار نوشتن کلمه‌ی ساده‌ی Pokemon در بخش Replace و کلمه‌ی Pokémon در بخش With و افزودن این ماکرو با زدن دکمه‌ی Add به لیست موجود، کار خود را ساده کنید؛ به طوری که هنگام نوشتن کلمه‌ی Pokemon، به طور خودکار با کلمه‌ی Pokémon جایگزین شود.

۳- صحت نوشتاری و امتیازدهی به آن

این ویژگی یک قابلیت فنی است. بیش‌تر افراد از بررسی‌های املایی و صحت دستور زبان در نرم‌افزار Word، آگاهی دارند اما این قابلیت نرم‌افزار ورد همچنین می‌تواند بر اساس استانداردهایی به پیچیدگی متن شما امتیاز دهد. به منظور بررسی املایی، صحت دستور زبان و امتیازدهی به متن خود، از تیک خوردن گزینه‌های “Check Grammar with Spelling” و “Show Readability Statistics” در بخش Preferences نرم‌افزار ورد پلتفرم اپل و تیک خوردن همان گزینه‌ها در مسیر ...Options→ proofing→ When correcting spelling in نرم‌افزار ورد پلتفرم ویندوز اطمینان حاصل کنید.

در نرم‌افزار ورد هر دو پلتفرم، در صورتی که اشتباهی در بررسی املایی و دستور زبان وجود داشته باشد، نمی‌توانید به بخش امتیازدهی موجود در قابلیت خوانایی دسترسی داشته باشید. برای این منظور، باید پس از کلیک بر روی آیکون کتابی شکل آمار قابلیت خوانایی (Readability Statistics) که در گوشه‌ی پایین و سمت چپ نرم‌افزار ورد قرار دارد، در صفحه‌ی ظاهر شده هر اشتباه موجود در متن را با زدن دکمه‌ی Ignore (چشم پوشی) و Ignore All (چشم پوشی از همه) نادیده گرفته یا با کلیک راست روی کلمه‌های مورد نظر، آن را به فرهنگ لغت نرم‌افزار اضافه کنید تا صحیح تلقی شود. پس از انجام این کار با زدن آیکون آمار قابلیت خوانایی، می‌توانید به این آمار دسترسی داشته باشید.

پنجره‌ی ظاهر شده، تفکیک مختلفی از واژه شماری متن، تعداد کاراکترها، تعداد جملات، تعداد کلمات موجود در یک جمله، امتیازدهی به متن و موارد فنی دیگر را در اختیار کاربران می‌گذارد. بخش قابلیت خوانایی بر اساس ۲ استاندارد به متن کاربران امتیاز می‌دهد. هر یک از استاندارد‌ها از فرمول ریاضی خاصی استفاده کرده و بر اساس مدارج تحصیلی مدارس ایالات متحده‌ی آمریکا تدوین شده‌اند. بازه‌ی امتیازدهی استاندارد اول بین صفر تا ۱۰۰ بوده و Flesch Reading Ease نام دارد. عدد صفر به معنی سختی فوق‌العاده زیاد و عدد ۱۰۰ هم به معنی سادگی زیاد خوانایی متن است. در نرم‌افزار ورد پلتفرم OS X مورد استفاده‌ی ما این عدد ۶۰.۹ است. استاندارد دوم هم Flesch-Kincaid Grade Level نام داشته و امتیازی بین صفر تا ۱۰ را به متن موجود می‌دهد. این استاندارد درجه فهم مطلب و خوانایی آن را نسبت به مدارس آمریکا سنجیده و امکان داوری را برای استادان، کتابدارها و افراد دیگر ساده‌تر می‌کند. هر چه این عدد بزرگ باشد، مناسب‌تر بوده و نشان‌گر درجه‌ی فهم بالاتر مطلب است. در واقع تحصیلات عمومی زیادی برای فهم مطلب لازم است. این عدد برای مطلب ما برابر با ۹.۹ است. متاسفانه استانداردهای یاد شده برای متون فارسی پشتیبانی نمی‌شوند!

۴- مشاهده‌ی تغییرات و ویرایش‌ها

در نرم‌افزار Word مایکروسافت با فعال کردن گزینه‌ی Track Changes موجود در سربرگ Review و زدن دکمه‌ی Reviewing Pane، می‌توانید به جزيیات تغییر سند مانند زمان، مکان و فرد تغییر دهنده‌ی اطلاعات داخل فایل دسترسی داشته باشید. مسیر دسترسی به این قابلیت در هر دو پلتفرم ویندوز و OS X یکسان است.

۵- ثبت نظرات و پیشنهادات

با این قابلیت می‌توانید برای بخش‌های مختلف یک متن، نظر و پیشنهادات خود را ثبت کنید تا خوانندگان دیگر مطلب از آن آگاهی یابند. برای مثال، اگر مقاله‌ای نوشته‌اید و آن را به منظور بررسی به استاد راهنمای خود تحویل داده‌اید، استاد شما می‌تواند با انتخاب متن مورد نظر خود و زدن دکمه‌ی New Comment موجود در برگه‌ی Review نرم‌افزار ورد هر دو پلتفرم یاد شده، نظر خود را در مورد آن بخش از متن مقاله بنویسد تا شما طبق نظر استاد خود اقدام به بازنویسی آن کنید. همچنین شما هم می‌توانید پاسخ خود را برای همان بخش از متن ثبت کنید.

۶- تایپ متن در هر مکانی از صفحه بدون استفاده از جعبه‌ی متن

اگر قالب‌بندی جاری مطلب مورد پسند شما نیست، می‌توانید بدون نیاز به ایجاد جعبه‌ی متن (text box) و فقط با دوبار کلیک در هر مکان خالی سند، اقدام به نوشتن متن مورد نظر خود کنید. نرم‌افزار ورد با این کار، یک خط نوشتاری جدید ایجاد کرده و نشان‌گر چشمک‌زن را در ابتدای خط قرار می‌دهد.

۷- تنظیم حروف بزرگ و کوچک انگلیسی

اگر با چشمانی خسته مشغول نگارش مقاله‌ای هستید، ممکن است متوجه فشردن اشتباهی دکمه‌ی Caps Lock نباشید و ناگهان ببینید که همه‌ی متن را با حروف بزرگ نوشته‌اید. می‌توانید به جای پاک کردن همه‌ی متن، پس از انتخاب متن مورد نظر به سربرگ خانه (Home) رفته و روی آیکون (Change Case (Aa کلیک کنید. هم‌اکنون می‌توانید یکی از گزینه‌های مورد نظر خود را از لیست ظاهر شده انتخاب کنید. مسیر دسترسی به این قابلیت هم، در هر دو پلتفرم ویندوز و OS X یکسان است.

۸- ایجاد نقل‌قول در متن و ارجاع دادن به مقاله

برای همه‌ی دانشجویان و محقق‌های موفق، ایجاد فهرست منابع آخرین کاری است که در پایان مقاله باید انجام دهند. نگران نباشید، نرم‌افزار ورد فکر همه چیز را کرده است. در مجموعه‌ی نرم‌افزاری مایکروسافت آفیس 2016 برای پلتفرم OS X، می‌توانید در سربرگ Document Elements، بر روی دکمه‌ی Manage موجود در بخش References کلیک کرده و سپس برای مشاهده‌ی استنادهای خود، دکمه‌ی دوم را در آن منو انتخاب کنید. به منظور افزودن ارجاع‌های مورد نظر هم می‌توانید بر روی آیکون Insert Citation کلیک کرده و اطلاعات مربوط به منبع خود را در بخش‌های مختلف موجود در پنجره‌ی مربوطه وارد کنید تا نرم‌افزار به طور خودکار همه‌ی موارد را در قالب APA (شیوه‌نامه‌ای استاندارد برای صورت‌بندی و یاد کرد منابع در مقاله‌های علمی) قرار دهد.

در پلتفرم ویندوز هم، می‌توانید به همه‌ی موارد یاد شده در سربرگ References و بخش Citations & Bibliography دسترسی داشته باشید. همچنین می‌توانید استاندارد ارجاع‌دهی به مقاله را با منوی کشویی Style واقع در بخش یاد شده، تغییر دهید.

با یادگیری و بهره‌مندی از موارد یاد شده، به راحتی می‌توانید همانند یک حرفه‌ای به نگارش مقاله بپردازید.

قرار دادن لیست کشویی دینامیک در اکسل

یکی از امکاناتی که نرم‌افزار Excel مجموعه‌ی آفیس در اختیار شما قرار می‌دهد، ایجاد یک لیست کشویی پایین‌افتادنی دینامیک یا پویا است. در واقع در این حالت یکی از سلول‌های صفحه، حالت یک لیست کشویی را به خود می‌گیرد و محتوای آن از سلول‌های دیگر موجود در صفحه تأمین می‌شود. با تغییر در محتوای سلول‌های اولیه، محتوای لیست کشویی نیز تغییر خواهد کرد. در این ترفند به نحوه‌ی ایجاد چنین لیستی می‌پردازیم.

بدین منظور ابتدا سلولی که قصد دارید لیست کشویی در آن ایجاد شود را انتخاب نمایید.

از امکانات نرم‌افزار Excel ایجاد یک لیست کشویی پایین‌افتادنی دینامیک است

سپس در تب Data از منوی Data Validation بر روی Data Validation کلیک نمایید (برای این کار می‌‌توانید کلیدهای ترکیبی Alt+L را نیز نگه داشته و سپس کلید D را فشار دهید).

در پنجره‌ی باز شده، گزینه‌ی Allow را بر روی List تنظیم نمایید.

سپس بر روی دکمه‌ی مقابل فیلد Source کلیک نمایید.

ترفندهای اکسل

حال محدوده‌ی سلول‌های انتخابی خود جهت قرارگیری در لیست کشویی را انتخاب نمایید.

 
در نهایت بر روی دکمه‌ی ضربدر کلیک کرده و پنجره‌ی باز را OK کنید.

با این کار لیست کشویی دینامیک شما آماده است.

لازم به ذکر است برای غیرفعال کردن این لیست کشویی، پس از انتخاب سلول مجدد کادر محاوره‌ای Data Validation را باز کرده و گزینه‌ی Allow را بر روی Any value تنظیم نمایید.

مجموعه نرم‌افزاری آفیس 2015 

در نسخه‌های مختلف مجموعه نرم‌افزاری آفیس هنگامی که روی هریک از برنامه‌های Word، Excel یا PowerPoint دو بار کلیک می‌کنید، صفحه‌ای خالی از آن برنامه برای شما به‌ نمایش درمی‌آید.

این ساختار در نسخه‌ 2015 مجموعه آفیس کمی فرق کرده است، زیرا با اجرای هر یک از برنامه‌های این نسخه، صفحه‌ شروع یا همان Start Screen شامل فهرستی از اسناد و صفحات از پیش‌طراحی شده در الگوهای مختلف است که یکی از آنها نیز گزینه blank document به‌شمار می‌رود.

اگر شما نیز ترجیح می‌دهید بدون مشاهده‌ صفحه‌ شروع، یک صفحه‌ خالی جدید برایتان باز شود و از نرم‌افزار مورد نظر استفاده کنید، می‌توانید از روش زیر کمک بگیرید تا Start Screen را غیرفعال کنید. (این روش در آفیس 2015 نسخه‌ مک قابل اجراست اما با کمی تغییرات در عنوان گزینه‌های اشاره شده در نسخه‌های دیگر نیز می‌توانید از آن استفاده کنید.)

1ـ نرم‌افزار موردنظرتان را از مجموعه نرم‌افزاری آفیس اجرا کنید. (نرم‌افزار Word، Excel و PowerPoint)

توجه داشته باشید برای غیرفعال کردن صفحه‌ شروع در تمام این نرم‌افزارها ‌باید این عملیات را به ‌صورت مجزا در تمام آنها اجرا کنید.

2ـ روی لوگوی برنامه کلیک کرده و گزینه‌ Preferences را انتخاب کنید. (می‌توانید کلید Command را نیز از روی صفحه‌کلید فشار دهید)

3ـ به بخش General بروید و علامت چک‌مارک کنار گزینه‌ Show Word Document Gallery when opening Word را غیرفعال کنید.

ـ در نرم‌افزار اکسل ‌باید گزینه‌ Open Workbook Gallery when opening Excel را غیرفعال کنید و در نرم‌افزار پاورپوینت نیز Show the Start screen when this application starts را غیرفعال کنید.

4ـ از صفحه‌ تنظیمات خارج شوید و بدون مشاهده‌ دوباره صفحه‌ شروع از نرم‌افزار استفاده کنید.

با گوگل داك مي توانيد نوشته ها یا کارهای اداری یا پروژه های خود را به گوگل بسپارید

نشانه‌های خاص همچون علامت کپی‌رایت، علامت دلتا، کاراکترهای خاص در ریاضی و... ازجمله مواردی است که امکان دارد نیازمند استفاده از آنها در متن‌های خود باشید و سرویس گوگل‌داک (Google Docs) نیز از جمله سرویس‌هایی است که این روزها کاربران برای نوشتن متن‌های موردنظر خود از آن کمک می‌گیرند.

همان‌طور که می‌دانید گوگل‌داک امکانات بسیاری را در خود جای داده و این روزها خیلی از کاربران به‌طور کامل آن را جایگزین واژه‌پرداز محبوب و معروف آفیس کرده‌اند. یکی از امکانات موجود در این برنامه که ممکن است برای نوشتن متن‌های خود به آن نیاز داشته باشید، اضافه کردن کاراکترهای خاص و نشانه‌ها در متن است.

گوگل‌داک همچون واژه‌پرداز آفیس از این قابلیت پشتیبانی می‌کند و همچنین امکانات بی‌نظیر و منحصربه‌فردی را برای انجام این کار در اختیار شما قرار می‌دهد که قصد داریم آنها را به شما معرفی کنیم. پس اگر می‌خواهید نشانه‌ای را در این ابزار وارد کنید و نام آن را نمی‌دانید یا حتی نمی‌دانید در چه مجموعه‌ای و با انتخاب کدام قلم یا زبان آن را پیدا کنید با ما همراه شوید تا شما را با روش بسیار ساده گوگل‌داک آشنا کنیم:

1ـ به سرویس گوگل‌داک وارد شده و یک صفحه جدید ایجاد کرده یا فایل متنی موردنظرتان را برای ویرایش فراخوانی کنید.

2ـ نشانگر ماوس خود را به محلی که قصد دارید نشانه‌ها، تصاویر اموجی یا ... را در آن وارد کنید انتقال داده و از منوی Insert روی Special Characters کلیک کنید.

3ـ اکنون پنجره‌ افزودن کاراکترهای خاص به‌نمایش درآمده و شما می‌توانید به چند روش کاراکتر موردنظر را انتخاب و آن را به متن بیفزایید. این روش‌ها عبارت است از:

روش منحصر به‌فرد گوگل: در این روش نیازی نیست بدانید کاراکتر شما در چه گروهی است و حتی چه نامی دارد، کافی است در کادر سمت راست صفحه با استفاده از نشا‌گر ماوس خود علامت موردنظرتان را رسم کنید. به‌عنوان مثال با کشیدن علامت کپی‌رایت یا صورتک خندان، نشانه‌های شبیه علامت کپی‌رایت و صورتک‌های مشابه با اموجی خندان برای شما فهرست می‌شود. در ادامه نیز می‌توانید با کلیک روی هرکدام از گزینه‌های فهرست شده، آنها را در متن خود وارد کنید.

جست‌وجوی نام کاراکتر: اگر نام کاراکتر موردنظرتان را می‌دانید می‌توانید به‌راحتی با استفاده از کادر جست‌وجو که در بالای صفحه افزودن کاراکتر خاص قابل مشاهده است، آن را جست‌وجو کنید. برای استفاده از این قابلیت کافی است نام موردنظر را تایپ کنید تا همه نتایج مشابه با جست‌وجوی شما در سمت چپ فهرست شود.

فیلتر گروه‌ها: از دیگر امکاناتی که می‌توانید برای انتخاب کاراکتر موردنظرتان به کار ببرید، فیلتر کردن فهرست کاراکترها براساس گروه‌های مختلف است. برای استفاده از این روش کافی است منوی انتخابی سمت چپ را روی Categories قرار داده سپس از هریک از دو منوی بعدی، زیر گروه‌های موردنظر را انتخاب کنید. به‌عنوان مثال چنانچه به دنبال اموجی‌هایی در زمینه گیاه، غذا یا حیوانات هستید، از منوی دوم گزینه‌ Emoji و از منوی بعدی گزینه‌ Animals, Plants and Food را انتخاب کنید.

نکته: با نگه‌داشتن نشا‌گر ماوس روی هریک از کاراکترها، پیش‌نمایشی از آن در اندازه بزرگ‌تر برای شما نمایش داده می‌شود.